Como Apostilar Documentos da Austrália

Assegurar que documentos oficiais sejam reconhecidos internacionalmente é uma dificuldade comum para expatriados ao se mudarem ou trabalharem no exterior. Este é o momento em que a apostila se torna relevante. Uma apostila é uma forma de validação concedida a documentos sob a autoridade da Convenção de Haia de 1961. Ela simplifica o processo de verificação de documentos entre os países incluídos no acordo. Uma apostila é um selo específico aposto por uma entidade autorizada para verificar a autenticidade de um documento, permitindo que ele seja reconhecido em todos os países membros da Convenção de Haia sem necessidade de verificação adicional.

A Convenção da Apostila de Haia simplifica o processo de autenticação de documentos internacionalmente, eliminando a necessidade de autorização de embaixadas ou consulados. Isso se aplica desde que tanto o país que emitiu o documento quanto o país onde será utilizado sejam membros da Convenção. Atualmente, um total de 126 nações estão incluídas neste sistema, possibilitando um reconhecimento e aprovação extensivos de documentos apostilados.

Para expatriados lidando com documentos emitidos na Austrália, é importante entender como obter uma apostila para diversos documentos, como certidões de nascimento, certidões de casamento, diplomas educacionais ou documentos empresariais. Isso garante que sua papelada seja legalmente reconhecida em outros países membros da Convenção de Haia.

Desde 9 de agosto de 1994, a Austrália aderiu à Convenção da Apostila, simplificando o processo de verificação de documentos para o uso internacional de documentos australianos. Com esta convenção, uma autoridade australiana reconhecida emitirá um certificado de apostila, normalmente anexado como um "allonge" ao documento original, confirmando sua autenticidade para uso internacional.

Certas autoridades internacionais podem exigir que os documentos sejam fornecidos com uma Apostila ou um certificado de Autenticação para serem reconhecidos em seu país, um processo conhecido como "legalização" na Austrália. A legalização confirma a autenticidade da assinatura, carimbo ou selo do documento. O Departamento de Assuntos Estrangeiros e Comércio (DFAT) tem a autoridade para legalizar documentos australianos para uso no exterior.

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Para um documento ser considerado público, ele deve ser original ou uma cópia autenticada. A notarização converte um documento privado em um "documento público"

QUAIS DOCUMENTOS PODEM SER APOSTILADOS (LEGALIZADOS) NA AUSTRÁLIA?

Você está se perguntando se precisa legalizar seus documentos para uso no exterior? O primeiro passo é entrar em contato com a autoridade ou organização no país estrangeiro onde você irá usar esses documentos. Como os requisitos podem variar bastante, é importante perguntar exatamente quais documentos eles precisam e se esses documentos requerem legalização.

É crucial entender que nem todos os países exigirão documentos legalizados. Muitos podem aceitar seus documentos originais ou cópias como estão. No entanto, há algumas situações comuns em que você pode ser solicitado a apresentar documentos legalizados:

• Estudando ou Trabalhando no Exterior: As autoridades locais podem solicitar vários documentos da Austrália se você estiver se dirigindo ao exterior para estudo ou trabalho. Isso pode incluir históricos acadêmicos, diplomas ou outros documentos de identificação pessoal. Você pode precisar ter esses documentos notarizados ou totalmente legalizados, dependendo dos requisitos.

• Verificação de Credenciais Educacionais: Devido ao problema global de fraudes acadêmicas, empregadores no exterior frequentemente exigem que documentos educacionais sejam legalizados. Este passo é crucial para verificar a autenticidade dos registros acadêmicos de um indivíduo.

• Casamento Internacional: Se você planeja se casar em um país estrangeiro, talvez precise fornecer documentos que comprovem sua elegibilidade para o casamento, como um Certificado de Ausência de Impedimento para o Casamento (CNI), certidão de divórcio ou outros documentos semelhantes.

• Viajando com Crianças: Em casos onde uma criança viaja internacionalmente sem ambos os pais, as autoridades estrangeiras podem exigir que você apresente documentos legais, como ordens judiciais, para comprovar que a criança tem permissão para viajar. Essa medida é tomada para ajudar a prevenir o sequestro internacional de crianças pelos pais.

QUAIS DOCUMENTOS PODEM SER LEGALIZADOS?

O DFAT pode legalizar uma variedade de documentos públicos australianos. Isso inclui:

• Documentos originais emitidos por agências governamentais australianas incluem certidões de nascimento, óbito e casamento, verificações policiais e documentos judiciais.

• Documentos de instituições educacionais australianas como diplomas, certificados, históricos escolares e outros registros acadêmicos oficiais.

• Documentos privados que podem ser notarizados por um Notário Público Australiano incluem procurações, testamentos, extratos bancários e documentos de empresas.

DOCUMENTOS QUE PODEM PRECISAR DE NOTARIZAÇÃO POR UM TABELIÃO 

Lembre-se, para ser considerado um documento público, ele deve ser original ou uma cópia notarizada. A notarização transforma um documento privado em um "documento público". A notarização deve incluir um texto específico afirmando que "o registro original foi verificado junto à instituição emitente". Uma simples declaração de um Notário Público de que o documento é uma "cópia fiel" não é suficiente para fins de legalização.

• Documentos do TAFE e de Instituições de Ensino Privado: Também podemos lidar com documentos de instituições de "Technical and Further Education" (TAFE) e escolas privadas, desde que sejam notarizados. Documentos de organizações registradas de treinamento (RTOs) também são elegíveis após passarem pela notarização.

• Documentos de Escolas Primárias e Secundárias: Documentos de escolas primárias e secundárias devem ser verificados ou notarizados por um oficial autorizado do departamento de educação do estado ou território.

• Casos Especiais: Em certos estados e territórios, documentos de escolas particulares e colégios australianos podem precisar de verificação e de um selo departamental do Departamento de Educação.

• Documentos Eletrônicos: O DFAT aceita uma gama limitada de documentos eletrônicos oficiais australianos. Esses documentos devem atender a critérios específicos e podem exigir notarização. Para fins de legalização, cópias digitalizadas não se qualificam como documentos eletrônicos e, portanto, não podem ser aceitas.

Atualmente, apenas os escritórios de passaportes em Melbourne ou Sydney aceitam documentos para serviços notariais por correio; outros escritórios de passaportes na Austrália não aceitam mais envios pelo correio

LEGALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS TRADUZIDOS

O DFAT tem autoridade para legalizar certos documentos traduzidos. Para que sua tradução seja elegível para legalização, ela deve atender a critérios específicos:

• O nome e a assinatura do tradutor devem estar claramente visíveis.

• O documento deve conter o selo oficial da Autoridade Nacional de Acreditação de Tradutores e Intérpretes (NAATI), junto com o ID do praticante do tradutor.

• A data da tradução deve ser indicada no documento.

• Além disso, você precisa fornecer uma cópia do documento original com a assinatura ou selo do tradutor em cada página.

O governo australiano reconhece traduções feitas por tradutores certificados ou reconhecidos pela NAATI.

COMO LEGALIZAR SEUS DOCUMENTOS

Para legalizar seus documentos, primeiro, assegure-se de que eles sejam corretamente notarizados, se necessário. Em seguida, envie-os ao DFAT, que aplicará a apostila necessária ou certificado de autenticação. Isso verifica a assinatura, selo ou carimbo do Notário Público ou do oficial autorizado, não o próprio órgão emissor.

ENVIANDO SEUS DOCUMENTOS PELO CORREIO

A partir de 1º de maio de 2024, o Departamento de Assuntos Estrangeiros e Comércio (DFAT) está alterando significativamente como os documentos podem ser enviados pelo correio para legalização. Você deve usar os Escritórios de Passaporte em Melbourne ou Sydney para enviar documentos para serviços notariais como legalização. Esta atualização é essencial, pois outros escritórios de passaporte na Austrália não aceitarão mais envios de documentos pelo correio.

Para garantir a segurança e o rastreamento de seus documentos importantes, siga as diretrizes a seguir:

• Envie seus Formulários e Documentos Originais: Envie seus formulários e documentos originais via correio registrado. Isso ajudará você a rastrear sua remessa e garantir que ela chegue ao escritório com segurança.

• Inclua Autorização de Cartão de Crédito: Complete o formulário de autorização de cartão de crédito na seção 7 do formulário de pedido de Legalização de Documentos. Isso é necessário para processar seu pagamento.

• Inclua um envelope registrado com seu endereço para o retorno: Inclua um envelope registrado autoendereçado junto com sua submissão. Isso é para o retorno seguro de seus documentos após o processamento.

• Matenha o Rastreio dos Seus Envios: Mantenha cópias dos números de rastreamento tanto para seus envios de saída quanto para os de retorno. Note que o DFAT não se responsabiliza por documentos perdidos no correio.

Aqui estão os endereços para sua conveniência:

• Escritório de Passaportes de Sydney: Australian Passport Office, Seção de Autenticações, Caixa Postal GPO 2239, SYDNEY NSW 2001

• Escritório de Passaportes de Melbourne: Australian Passport Office, Seção de Autenticações, Caixa Postal GPO 2239, MELBOURNE VIC 3001

Lembre-se de planejar adequadamente e permitir tempo suficiente para processar seus documentos, especialmente se estiver se preparando para viagens ou negócios internacionais.

ENTREGANDO SEUS DOCUMENTOS PESSOALMENTE

Você pode enviar seus documentos e formulários em qualquer Escritório de Passaportes da Austrália; no entanto, é crucial agendar um horário com antecedência. Se você não puder comparecer pessoalmente, pode autorizar alguém a ir em seu nome.

Para marcar seu horário, você pode usar o sistema de agendamento online. Basta escolher o escritório que deseja visitar entre os seguintes locais: Adelaide, Brisbane, Canberra, Darwin, Hobart, Melbourne, Perth e Sydney.

O Departamento de Assuntos Estrangeiros e Comércio (DFAT) utiliza um software de terceiros, Setmore, para gerenciar esses agendamentos. Ao fazer a reserva, o DFAT coletará suas informações pessoais, como nome e detalhes de contato, por meio do Setmore para organizar sua visita. Seu consentimento para essa coleta de dados é crucial; o DFAT pode ter dificuldades para agendar seu horário sem ele.

Certifique-se de estar totalmente preparado para seu horário. Você pode precisar de um cartão de crédito ou débito para realizar quaisquer pagamentos necessários, e se desejar que seus documentos legalizados sejam enviados de volta para você, lembre-se de fornecer um envelope registrado autoendereçado.

Lembre-se também de que, se você chegar sem todos os itens necessários, o DFAT não poderá processar seu pedido imediatamente. Será necessário agendar outro horário e retornar com tudo o que for necessário.

TAXAS

É necessária uma taxa para processar seus documentos:

• Apostila ou Autenticação: $98 (Dólares Australianos)

Observe que esta taxa é ajustada anualmente de acordo com o índice de preços ao consumidor (CPI), com efeito a partir de 1º de janeiro de cada ano. Se você planeja enviar seus documentos por volta dessa época, certifique-se de considerar quaisquer mudanças potenciais.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações sobre o processo, não hesite em entrar em contato diretamente com o DFAT no e-mail legalisations.australia@dfat.gov.au

PROCESSO E PRAZO

A equipe do DFAT revisará cuidadosamente as assinaturas e selos em seus documentos, comparando-os com seu banco de dados abrangente. Se tudo estiver correto, o DFAT verificará a autenticidade emitindo uma apostila ou certificado de autenticação diretamente no documento.

POTÊNCIAIS ATRASOS

Às vezes, pode ser necessário entrar em contato com a autoridade emitente para uma verificação adicional, o que pode estender o tempo de processamento. Se isso ocorrer, o DFAT informará prontamente sobre o atraso e quaisquer medidas que você possa precisar tomar.

TEMPO DE PROCESSAMENTO

O DFAT não garante um período de tempo para a autenticação dos documentos. O tempo para processar os pedidos pode variar. Normalmente, há picos de demanda no final do ano letivo e durante os períodos de férias, o que pode levar a tempos de espera mais longos. Além disso, o processo será ainda mais atrasado se sua submissão estiver incompleta ou se a taxa não tiver sido paga.

MANUSEIO DE PEDIDOS INCOMPLETOS

O DFAT não processa pedidos incompletos recebidos pelo correio. Se sua submissão estiver faltando alguma informação ou documentos necessários, o DFAT a devolverá junto com uma carta explicando o que está faltando e como proceder. 

DEVOLUÇÃO DOS SEUS DOCUMENTOS LEGALIZADOS

Após o DFAT legalizar seus documentos, você pode retirá-los pessoalmente no Escritório de Passaportes Australiano ou optar por tê-los enviados de volta a você. Se preferir esta última opção, o DFAT os enviará usando o envelope autoendereçado que você forneceu com sua submissão inicial.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais detalhes sobre qualquer parte do processo, entre em contato com o DFAT em legalisations.australia@dfat.gov.au. 

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E vou lembrá-lo que o esforço que você faz hoje para legalizar corretamente seus documentos pode economizar tempo e recursos significativos em suas futuras empreitadas internacionais

CONCLUSÃO

Reconhecer seus documentos no exterior requer que você negocie com sucesso o procedimento de apostila australiano. Seja para se mudar para o exterior para trabalho, estudo ou razões pessoais, entender como legalizar corretamente seus documentos através do Departamento de Assuntos Estrangeiros e Comércio (DFAT) é essencial. O processo envolve a verificação de assinaturas e selos, contato potencial com as autoridades emissoras e aderência a diretrizes específicas de submissão, seja por correio ou pessoalmente.

Planejar com antecedência é crucial. É importante garantir que todos os documentos sejam devidamente notarizados e considerar os tempos variáveis de processamento, especialmente durante períodos movimentados. Para evitar atrasos, verifique se seus documentos atendem a todos os critérios exigidos antes de enviá-los. Acompanhe todas as submissões usando correio registrado e esteja preparado para ajustes anuais nas taxas de acordo com o índice de preços ao consumidor.

Seguir estas diretrizes e se preparar adequadamente pode facilitar um processo mais suave, garantindo que seus documentos tenham a certificação necessária para aceitação global. Os recursos e pontos de contato do DFAT estão disponíveis para orientá-lo no processo caso tenha dúvidas ou precise de informações adicionais. Lembre-se, o esforço que você coloca agora para legalizar corretamente seus documentos pode economizar tempo significativo e problemas em seus empreendimentos internacionais.