Cómo Apostillar Documentos De Canadá

Al mudarse o trabajar en el extranjero, los expatriados a menudo enfrentan el desafío de garantizar que sus documentos oficiales tengan reconocimiento internacional. Aquí es donde la apostilla se vuelve indispensable. Una apostilla, de conformidad con la Convención de La Haya de 1961, sirve como forma de autenticación de documentos. Simplifica el proceso de validación de documentos en los países miembros de la convención. Básicamente, una apostilla es un sello especializado colocado por una entidad autorizada para confirmar la legitimidad de un documento, lo que permite su aceptación en todos los países miembros de la Convención de La Haya sin necesidad de legalización adicional.

La Convención de Apostilla de La Haya facilita la verificación de documentos a través de fronteras al eliminar el requisito de legalización consular o de embajada, siempre que tanto el país emisor como el país receptor firmen la Convención. Este sistema abarca 126 países, lo que garantiza un reconocimiento generalizado de los documentos apostillados.

Para los expatriados que se ocupan de documentos emitidos en Canadá, es importante comprender cómo obtener una apostilla para diversos documentos, como certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, títulos educativos o documentos comerciales. Esto garantiza que su documentación esté legalmente reconocida en otros países del Convenio de La Haya.

A partir del 11 de enero de 2024, Canadá se adhirió al Convenio sobre Apostilla, agilizar el proceso de verificación de documentos para el uso internacional de documentos canadienses. Con este cambio, los documentos destinados a ser utilizados en otros países miembros ya no necesitarán pasar por el proceso de legalización previo. En cambio, una autoridad canadiense reconocida emitirá un certificado de apostilla, generalmente adjunto como un 'allonge' al documento original, confirmando su autenticidad para uso internacional.

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Victoria en Columbia Británica, Canadá

¿QUÉ DOCUMENTOS SE PUEDEN APOSTILLAR EN CANADÁ?

A continuación se muestran los tipos de documentos que normalmente intervienen en el proceso de autenticación y legalización:

• Certificados de nacimiento, matrimonio y defunción: suelen ser emitidos por agencias provinciales de estadísticas vitales y con frecuencia se requieren para asuntos personales en el extranjero.

• Documentos educativos: Es posible que los títulos, diplomas y expedientes académicos de instituciones educativas deban ser reconocidos por instituciones o empleadores extranjeros.

• Documentos corporativos: para transacciones comerciales internacionales, documentos como artículos de constitución, licencias comerciales y otros trámites relacionados pueden necesitar autenticación.

• Documentos legales: Es posible que sea necesario autenticar documentos como poderes, testamentos, declaraciones juradas y documentos judiciales para procedimientos legales en otros países.

• Certificados de origen y documentos de exportación: son cruciales para el comercio internacional.

• Verificaciones de antecedentes penales: Requerido para quienes se mudan al extranjero o solicitan visas en países extranjeros.

No todos los países exigen una apostilla para los documentos canadienses; Los requisitos específicos pueden variar. Por ejemplo, si planea casarse en el extranjero, es posible que deba presentar una declaración en lugar de un certificado de no impedimento para contraer matrimonio. Para conocer los requisitos precisos, es recomendable contactar ya sea con la entidad solicitante o con la embajada, alta comisión o consulado del país donde se utilizará el documento. Si descubre que su documento necesita ser autenticado, puede explorar alternativas y procedimientos proporcionados por la Sección de Servicios de Autenticación de Global Affairs Canada.

Cuando se busca autenticar documentos con una apostilla en Canadá, el lugar donde se emitieron o certificaron sus documentos ante notario dicta donde deben enviarse. Este proceso involucra diferentes autoridades dependiendo del origen del documento.

DÓNDE ENVIAR SUS DOCUMENTOS PARA APOSTILLARSE

Saber el destino correcto de su documentación es esencial cuando necesita autenticar documentos para uso internacional según la Convención de Apostilla de La Haya. Dependiendo del origen o certificación notarial de sus documentos, los enviará a Global Affairs Canada o a las autoridades provinciales designadas. Esta guía le ayudará a comprender dónde enviar sus documentos para que estén debidamente apostillados y reconocidos en otros países.

ASUNTOS GLOBALES CANADÁ

Para documentos emitidos por el Gobierno de Canadá o documentos emitidos o notariados en provincias y territorios específicos, debe enviarlos a Global Affairs Canada. Esto incluye documentos de:

• Manitoba

• Nuevo Brunswick

• Newfoundland y Labrador

• Territorios del Noroeste

• Nueva Escocia

• Nunavut

• Isla del Príncipe Eduardo

• Yukón

Si su documento fue notariado en cualquiera de estas provincias o territorios, independientemente de dónde se emitió originalmente, debe enviarse a Global Affairs Canada para la apostilla. Esto también se aplica a algunos documentos publicados por el gobierno canadiense que requieren certificación notarial antes de poder ser autenticados.

AUTORIDADES PROVINCIALES CON COMPETENCIA

Ciertas provincias tienen sus propias autoridades competentes que proporcionan apostillas para documentos emitidos o notariados dentro de sus fronteras. Estas provincias incluyen:

• Columbia Británica

• Alberta

• Quebec

• Saskatchewan

• Ontario

Si su documento fue emitido o notariado en alguna de estas provincias, deberá enviarlo a la autoridad provincial respectiva para su autenticación. Tenga en cuenta que un documento sólo puede autenticarse en Columbia Británica y Quebec si el documento original fue emitido dentro de la provincia respectiva.

Los documentos notariados en Alberta, Ontario o Saskatchewan deben enviarse a las autoridades respectivas de estas provincias para una apostilla, independientemente de su lugar de emisión.

Para autenticar documentos en idiomas distintos del inglés o francés, se requerirá una traducción certificada. Un notario canadiense que domine tanto el idioma original del documento como el inglés o el francés puede certificar la exactitud de la traducción

TRADUCIR SU DOCUMENTO

Si necesita autenticar documentos que contienen texto en un idioma que no sea inglés o francés, se requiere una traducción certificada, excepto en los casos específicos que se detallan a continuación. Tiene dos opciones principales para obtener una traducción jurada.

TRADUCCIÓN POR UN TRADUCTOR CUALIFICADO

Para garantizar que sus traducciones sean reconocidas a efectos de autenticación, es importante obtenerlas de un traductor que sea miembro de una asociación de traducción provincial reconocida. El Consejo Canadiense de Traductores, Terminológicos e Intérpretes mantiene una lista de asociaciones provinciales de traducción acreditadas. Por lo tanto, se recomienda que busque la certificación de un miembro de estas asociaciones.

CERTIFICACIÓN ANTE NOTARIO PÚBLICO

Alternativamente, un notario público canadiense que domine tanto el idioma del documento original como el inglés o el francés puede dar fe de la exactitud de la traducción. En este caso, asegúrese de que el notario incluya en su atestación una declaración que confirme:

  - Su dominio de ambos idiomas.

  - La exactitud de la traducción.

EXCEPCIONES A LOS REQUISITOS DE TRADUCCIÓN

• Diplomas universitarios: los diplomas emitidos por universidades canadienses en griego o latín no requieren traducción.

• Documentos de prueba de vida: si están escritos en un idioma extranjero, los documentos como los certificados de vida relacionados con beneficios de pensiones extranjeros no requieren traducción si el texto del documento tiene menos de media página y se indica explícitamente como documento de prueba de vida en el formulario de solicitud. . Cualquier contenido que exceda esta longitud debe traducirse siguiendo las pautas anteriores.

• En algunos casos, podría ser necesaria una certificación adicional realizada por un traductor independiente, especialmente si el documento se va a utilizar en un país que requiere dicho enfoque. Si es necesario, un notario público canadiense debe firmar y sellar la declaración jurada para ser elegible para la autenticación. Siempre verifique los requisitos específicos del país de destino o de la institución que solicita su documento para asegurarse de que se cumplan todos los requisitos previos.

Es importante recordar que Global Affairs Canada no ofrece servicios acelerados. Por lo tanto, trate siempre de enviar su solicitud lo antes posible para evitar alterar su cronograma estratégico

LAS RAZONES POR LAS QUE SU DOCUMENTO NO PUEDE SER AUTENTICADO

Si envía un documento para autenticación que no se puede validar, recibirá una notificación por escrito explicando los motivos. Estas son las razones comunes por las que un documento puede no ser elegible para autenticación:

• Fotocopias y documentos sin firmar: Los documentos que son meras fotocopias o que carecen de firma o sello original no son autenticables.

• Firmas o Sellos no verificables: Si las firmas o sellos del documento no se pueden verificar, el documento no se puede autenticar.

• Documentos extranjeros: Sólo se pueden autenticar documentos canadienses. Los documentos de origen extranjero quedan fuera del alcance de los servicios de autenticación prestados.

• Documentos de instituciones no reconocidas: Los documentos emitidos por instituciones educativas que no están reconocidas o acreditadas no son elegibles para autenticación.

• Documentos alterados: Los documentos que han sido pegados, plastificados o alterados materialmente de otra manera plantean desafíos para la autenticación. La presencia de cualquier material que complique la aplicación de un sello o sello también puede impedir la autenticación.

• Documentos religiosos: documentos como certificados de bautismo, certificados de matrimonio religioso u otros documentos emitidos por instituciones religiosas no pueden autenticarse.

• Preocupaciones sobre autenticidad o legitimidad: Si existen dudas sobre la autenticidad del documento o del acta notarial, o si el documento viola las políticas, se podrá denegar la autenticación.

• Potencial de uso indebido: En caso de que existan dudas de que el documento o el procedimiento de autenticación puedan ser explotados con fines fraudulentos, ilegales o engañosos, no se proporcionará la autenticación del documento.

Si su documento cae en cualquiera de estas categorías, se rechazará su autenticación y es posible que se le remita a la autoridad correspondiente para que tome medidas adicionales. Para evitar estos problemas, asegúrese siempre de que sus documentos cumplan con todos los criterios antes de enviarlos para su autenticación.

TARIFAS Y TIEMPOS DE PROCESAMIENTO

Los servicios de Global Affairs Canada son gratuitos, por lo que no hay cargos asociados con la autenticación de documentos.

TIEMPOS DE PROCESAMIENTO

A partir del 1 de marzo de 2024, el tiempo de procesamiento para la autenticación de documentos es de aproximadamente tres meses a partir de la fecha en que se recibe la solicitud en Global Affairs Canada. También debe esperar hasta cinco días hábiles para la entrega. Este plazo es un promedio y puede variar según la complejidad y la naturaleza de las solicitudes, los factores operativos y la carga de trabajo actual.

SIN SERVICIOS ACELERADOS

Global Affairs Canada no ofrece servicios acelerados. Por lo tanto, la mejor estrategia es enviar su solicitud lo antes posible para gestionar los plazos de forma eficaz. Si enfrenta circunstancias extraordinarias y urgentes (generalmente eventos inesperados fuera de su control que le impiden esperar el tiempo de procesamiento estándar), puede comunicarse con la Oficina para analizar la posibilidad de acelerar su solicitud. Sin embargo, Global Affairs Canada no puede considerar su solicitud de procesamiento de emergencia si tiene acceso a métodos de autenticación alternativos.

OBTENGA SU DOCUMENTO NOTARIADO SI ES NECESARIO

Antes de enviar su documento para que Global Affairs Canada lo autentique, es fundamental determinar si es necesario certificarlo ante notario. Una copia notariada puede ser aceptable si el documento original no puede autenticarse directamente. Puedes consultar todos los documentos requeridos desde aqui.

Si necesita los servicios de un notario público en Canadá, puede elegir cualquier notario cuya firma sea reconocida por Global Affairs Canada. Sin embargo, si no se reconoce la firma del notario, puede registrarse en Global Affairs Canada proporcionando una muestra de su firma.

El proceso de notarización implica que el notario firme y selle su documento y posiblemente prepare un certificado por separado para adjuntarlo a su documento. Al certificar ante notario, el notario debe usar tinta para escribir a mano su firma y aplicar un sello o sello que incluya su nombre completo tal como aparece en su certificado de nombramiento, junto con la provincia o territorio de su nombramiento. También deberá especificar el acto que realizó (por ejemplo, certificar copia fiel), la fecha de la escrituración y la fecha de vencimiento de su nombramiento como notario, si corresponde.

Consulte con la embajada, alta comisión o consulado canadiense más cercano para ver si pueden autenticar sus documentos. Si no, envíalos a la oficina en Ottawa

ENVÍA TU DOCUMENTO

La Sección de Servicios de Autenticación no brinda servicio en persona. Puede enviar su solicitud de autenticación por correo o mensajería o dejarla en el Centro de distribución de Global Affairs Canada. Independientemente del método elegido, su solicitud se procesará dentro de los tiempos de procesamiento actuales y se devolverá a la dirección indicada en el formulario de solicitud EXT2165.

ENVIAR SU SOLICITUD POR CORREO O MENSAJERÍA

Antes de enviar sus documentos a Global Affairs Canada para su autenticación, verifique que se requiera autenticación. Para obtener instrucciones claras sobre si debe enviar sus documentos a otro lugar, visite el sitio web de la organización donde los enviará.

PARA ENVÍOS DENTRO DE CANADÁ

• Incluir el formulario de solicitud de autenticación

• Adjunte todos los documentos necesarios para la autenticación.

• Para garantizar que su solicitud se procese con prontitud, adjunte un sobre estampado con su dirección o una etiqueta de envío de mensajería prepaga.

Envíe sus documentos a Asuntos Globales de Canadá, Sección de Servicios de Autenticación (JLAC), 125 Sussex Drive, Ottawa, ON K1A 0G2, Canadá.

PARA ENVÍOS DESDE FUERA DE CANADÁ

Consulte con la embajada, alta comisión o consulado canadiense más cercano para ver si pueden autenticar sus documentos. De lo contrario, los documentos deben enviarse por correo a la oficina de Ottawa.

ENTREGA EN PERSONA

Si elige dejar su solicitud en el Centro de Distribución, debe tener en cuenta que se procesará de acuerdo con los tiempos de procesamiento actuales. La Sección de Servicios de Autenticación no ofrece servicio en persona y el personal del Centro de Distribución no puede proporcionar detalles del servicio ni actualizaciones de estado.

El lugar de entrega es el edificio Lester B. Pearson, 125 Sussex Drive, entrada King Edward, Ottawa, Ontario, K1A 0G2.

DEVOLVER TUS DOCUMENTOS

Una vez que sus documentos hayan sido procesados, serán devueltos por correo o, si proporcionó una etiqueta o un sobre prepago, por mensajería (tenga en cuenta que no se aceptan cartas de porte de mensajería con números de cuenta). Para devoluciones por correo, debe incluir un sobre estampado con su dirección. Si lo solicita, Global Affairs Canada ofrece un servicio para enviar sus documentos autenticados a una embajada, alta comisión o consulado en Ottawa.

La adhesión de Canadá al Convenio de Apostilla de La Haya el 11 de enero de 2024 ha simplificado y acelerado el proceso de certificación de documentos para uso internacional, eliminando la necesidad de múltiples legalizaciones

CONCLUSIóN

Saber cómo apostillar documentos de Canadá es importante, especialmente para quienes se ocupan de asuntos internacionales o viven en el extranjero. Afortunadamente, la adhesión de Canadá al Convenio de La Haya sobre Apostilla el 11 de enero de 2024 ha hecho que el proceso de certificación de documentos para uso internacional sea mucho más simple y ágil, eliminando la necesidad de múltiples legalizaciones. Esto significa que, ya sea que necesite apostillar documentos personales, educativos, legales o comerciales, saber dónde y cómo presentarlos para la apostilla es crucial para garantizar que sean reconocidos y aceptados en los 104 países que participan en la Convención.

Para obtener una apostilla, debe seguir varios pasos, incluyendo determinar si su documento necesita ser notariado, seleccionar la autoridad correcta para la presentación (ya sea Asuntos Globales de Canadá o una autoridad provincial) y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos, incluidas las traducciones necesarias. . Manejar sus documentos de manera clara, precisa y rápida es esencial porque cualquier error u omisión puede retrasar o rechazar su solicitud de apostilla.

Para garantizar un proceso fluido y eficiente, es recomendable seguir las pautas y comprender los requisitos específicos para cada tipo de documento. Verifique siempre los procedimientos y tiempos de procesamiento más actualizados y considere todas las opciones disponibles dentro del marco de autenticación establecido por Global Affairs Canada. Adoptar una estrategia proactiva puede ayudarle a afrontar las dificultades de la autenticación de documentos con mayor confianza y facilidad.