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¿Qué Es Una Apostilla Y Cómo Apostillo Documentos?

Si desea obtener la residencia en un nuevo país o trabajar, casarse, adoptar un niño, otorgar un poder notarial o incluso iniciar un negocio en un país diferente (solo por nombrar algunos), debe obtener su documentación y/o documentos apostillados, pero sólo si este nuevo país requiere que estos documentos sean apostillados.

Apostilla es una palabra Francesa que significa certificación. En otras palabras, usted certifica o autentica los documentos adecuados para que pueda usarlos en el país de su elección.

También verifica la autenticidad de sus firmas y sellos con respecto a documentos legales como certificados de matrimonio, defunción o nacimiento, por nombrar solo algunos.

En el caso de nuestros clientes en Expat Money, todos los documentos requeridos para los servicios como un permiso de residencia, un pasaporte en un nuevo país, muestra de su certificado de matrimonio para una visa de pensionado, todos estos documentos deben ser verificados como verdaderos, y esto es lo qué sucede cuando se apostillan.

En este artículo, hablaremos de cómo se hace ese proceso, qué países usan este sistema y qué documentos puede apostillar.

 

Imagen ilustrativa de Preparativos de Viaje

Imagen ilustrativa de Preparativos de Viaje

PRELIMINARES 

NOTARIZACIÓN, LEGALIZACIÓN Y APOSTILLA

Estos términos a menudo se confunden, así que aclaremos cada uno de ellos.

Notarización significa que un notario público ha testificado que usted firmó un documento. Necesitarán verificar su identidad, hacerle declarar que todos los datos y hechos contenidos en el documento son correctos y veraces, y finalmente firmarlo. Luego, el notario firmará y sellará. La notarización no garantiza la veracidad de la información entregada; simplemente significa que a un funcionario se le dijo que la información contenida es veraz.  

Legalización significa que un documento autenticado ha pasado por todos los procesos requeridos para ser válido en otro país. En resumen, un documento está legalizado si una autoridad oficial lo emitió, el formato es correcto y la firma o el sello son de buena fe (de buena fe, es decir, originales). Al igual que los documentos notariales, es posible que el contenido no sea correcto.

Por último, pero no menos importante, en nuestra sección de preliminares,

Una apostilla es una forma específica de legalización; es decir, el documento en cuestión se emite en el país de origen para que sea apto para su uso en un país extranjero. Por ejemplo, si su diploma médico se emitió en los EE. UU. y desea trabajar como médico en otro país, debe estar sellado en los EE. UU. Sorprendentemente, este procedimiento es más sencillo que la legalización porque no necesitará realizar ningún paso adicional una vez que sus documentos estén apostillados. Además, este término solo se aplica a los países que forman parte de la Convención de La Haya de 1961.

 

Imagen Ilustrativa de un Sello de Notario

Imagen Ilustrativa de un Sello de Notario

LA CONVENCIÓN DE LA HAYA

En el pasado, el proceso de autenticación de documentos para actividades en el exterior era mucho más tedioso. Es decir, las instituciones competentes del país de origen y la embajada o consulado del país de destino certificarían que la autoridad competente emitió el documento y que tenía validez en el país de origen.

Por esta razón, más de 100 países firmaron la Convención de La Haya el 5 de octubre de 1961. Con eso implícito, los países involucrados solo requerirían un sello (la apostilla) para el documento en cuestión.

En aras de la simplicidad, llamamos a los países miembros "países de La Haya". En consecuencia, los países fuera de la Convención se denominan "países no pertenecientes a La Haya".

 

¿QUÉ DATOS INCLUYE LA APOSTILLA Y CUÁNTO CUESTA?

Tener un documento estandarizado le facilita la vida, por lo que notará la misma estructura:

  1. País (de origen).
  2. Este documento público ha sido firmado por (insertar el nombre de la persona).
  3. Actuar en calidad de (por ejemplo, notario público).
  4. Lleva el sello/estampa de (por ejemplo, el notario público en cuestión).
  5. En (insertar ciudad, estado).
  6. El (insertar fecha).
  7. Por (insertar persona competente).
  8. Número de certificado de apostilla.
  9. Sello/estampa.
  10. Firma del representante de la autoridad emisora.

Como resultado, usted no completa ninguna de esta información. En muchos casos, en la parte inferior del documento, es posible que vea un párrafo aclaratorio que indica que no debe usarse en el país de origen y no garantiza su autenticidad. En resumen, solo un recordatorio.

Si está haciendo esto de forma remota, el cargo por este servicio es de $ 150 a $ 200 por documento, que es considerablemente menos costoso que subirse a un avión y volar por todo el país (o el mundo) para hacerlo en persona.

Si se encuentra en su país de origen, el costo es considerablemente menor, por lo que es recomendable tener todos los documentos apostillados antes de salir del país.

 

Imagen ilustrativa de un Certificado de Matrimonio que puede apostillar

Imagen ilustrativa de un Certificado de Matrimonio que puede apostillar

PAÍSES SIGNATARIOS DE LA CONVENCIÓN DE LA HAYA

Tenga en cuenta que la lista cambia a medida que nuevos países pueden unirse o desertar en el futuro. Es una buena práctica consultar la página web oficial de la Convención de La Haya:

 

Albania

Andorra

Antigua & Barbuda

Argentina

Armenia

Australia

Azerbaiyán

Las Bahamas

Bahréin

Barbados

Bielorrusia

Bélgica

Belice

Bolivia

Bosnia & Herzegovina

Botsuana

Brasil

Brunéi

Bulgaria

Burundi

Cabo Verde

Chile

Colombia

Las Islas Cook

Costa Rica

Croacia

Chipre

República Checa

Dinamarca

Dominica

República Dominicana

Ecuador

El Salvador

Estonia

Esuatini

Fiyi

Finlandia

Francia

Georgia

Alemania

Grecia

Granada

Guatemala

Guyana

Honduras

Hong Kong

Hungría

Islandia

India

Indonesia

Irlanda

Israel

Italia

Jamaica

Japón

Kazajistán

Kosovo

Kirguistán

Letonia

Lesoto

Liberia

Liechtenstein

Lituania

Luxemburgo

Macao

Malawi

Malta

Islas Marshall

Mauricio

México

Moldova

Mónaco

Mongolia

Montenegro

Marruecos

Namibia

Macedonia del Norte

Noruega

Omán

Palau

Panamá

Paraguay

Perú

Las Filipinas

Polonia

Portugal

Romania

Federación Rusa

San Cristóbal & Nieves

Santa Lucia

San Vicente & las Granadinas

Samoa

San Marino

Santo Tomé & Príncipe

Serbia

Seychelles

Singapur

Eslovaquia

Eslovenia

Sudáfrica

Corea del Sur

España

Surinam

Suecia

Suiza

Tayikistán

Tonga

Trinidad & Tobago

Túnez

Turquía

Ucrania

El Reino Unido

Estados Unidos de América

Uruguay

Uzbekistán

Vanuatu

Venezuela

     

 

PERO, ¿CÓMO APOSTILLO?

En los EE. UU. o fuera de los EE. UU., al contratar a un agente notarial, el proceso es el siguiente:

  1. Complete un formulario de pedido indicando qué documento desea apostillar.
  2. Envíe el formulario y la copia original certificada por el gobierno (es decir, que fue firmado por un Secretario del Condado o un Registrador Estatal) a la agencia o notario de su elección.
  3. Reciba su documento apostillado.

Tenga en cuenta que debe certificar cada documento ante un notario público, que se encargará a través del condado o el estado. En el primer caso, deberá obtener la certificación de un secretario del tribunal en el condado del notario público y luego del secretario de estado donde se notarizó el documento. En el segundo caso, sin embargo, solo necesitará que lo certifique el secretario de estado donde fue notariado.

 

Certificado de Nacimiento que puede Apostillar

Certificado de Nacimiento que puede Apostillar

¿CÓMO PUEDO APOSTILLAR PARA PAÍSES FUERA DE LA HAYA?

Como se mencionó anteriormente, es un proceso más complicado, pero aún es posible certificar sus documentos. Si es de los EE. UU., es posible que deba obtener:

  • La Certificación del Estado de EE. UU. (por una Oficina del Secretario de Estado);
  • Una Embajada o Consulado;
  • O la Certificación del Departamento de Estado de EE. UU.


PARA AUTENTICAR SU DOCUMENTO

El Departamento de Estado de los Estados Unidos debe certificar los documentos. Deben ser originales, pero las fechas deben enumerarse cronológicamente. Si están en un idioma extranjero, se debe notarizar una traducción al Inglés hecha por un traductor certificado.

 

¿QUÉ DOCUMENTOS PUEDO APOSTILLAR?

Adopción

Declaración Jurada para Modificar

Artículos de incorporación

Carta de Autorización

Verificación de Antecedentes (FBI, Policial, etc.)

Certificados de Nacimiento

Constitución de Empresas

Certificado de Venta Libre (Certificado para Exportación o Certificado para Gobiernos Extranjeros)

Certificado de Constitución (Artículos de Organización)

Certificado de Buena Conducta (Certificación de Cumplimiento / Certificado de Existencia / Certificado de Hecho)

Certificado de Incorporación

Certificado de Incumbencia (Resolución Corporativa)

 Certificado de Seguro

Certificado de Naturalización

Certificado de Origen (Factura Comercial)

Carta de Consentimiento de Viaje para Niños

Formulario DD 214

Certificado de Defunción

Decreto de Divorcio (Certificado de Disolución o Certificado de Divorcio)

Licencia de Conducir

Verificación de Empleo

Verificación de Antecedentes del FBI (Antecedentes penales)

Bienes Raíces Internacionales

Formularios IRS

Certificados de Matrimonio

Banca Internacional

Pasaportes

Patente y Marca (USPTO)

Petición de Cambio de Nombre

Poder Legal

Estado de Soltero

Administración del Seguro Social (SSA)

Transporte de Difuntos

Dpto. de Agricultura de EE.UU. (USDA)

Tribunal Federal de EE.UU. – Tribunal de Distrito (DOJ)

Título de Vehículo

Testamentos

     

 

CONCLUSIóN

Una apostilla es un certificado oficial que legaliza documentos oficiales y copiados en muchos países que aceptan el sello de apostilla.

Hay cuatro tipos diferentes de documentos oficiales que pueden usar un certificado de apostilla que son;

  • Documentos judiciales
  • Documentos administrativos
  • Actas notariales o documentos firmados por procurador
  • Certificados oficiales

Una vez que se emite un certificado de apostilla, se puede utilizar oficialmente en un país extranjero.

 

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Mikkel Thorup

Written by Mikkel Thorup

Mikkel Thorup es el consultor de expatriados más solicitado del mundo. Se enfoca en ayudar a clientes privados con alto patrimonio a mitigar legalmente las obligaciones tributarias, obtener una segunda residencia y ciudadanía, y armar una cartera de inversiones extranjeras que incluye bienes raíces internacionales, plantaciones de madera, tierras agrícolas y otros activos tangibles de dinero duro. Mikkel es el fundador y CEO de Expat Money™, una firma de consultoría privada que comenzó en 2017. Presenta el popular podcast semanal, Expat Money Show, y escribió el libro definitivo #1 en ventas Expat Secrets - How To Pay Zero Taxes, Live Overseas And Make Giant Piles Of Money.

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