Como Apostilar Documentos Do Canadá

Quando se mudam ou trabalham no exterior, os expatriados frequentemente encontram o desafio de garantir que sua documentação oficial tenha reconhecimento internacional. É aqui que a apostila se torna indispensável. Uma apostila, em conformidade com a Convenção de Haia de 1961, serve como uma forma de autenticação para documentos. Ela simplifica o processo de validação de documentos entre os países membros da convenção. Essencialmente, uma apostila é um selo especializado afixado por uma entidade autorizada para confirmar a legitimidade de um documento, permitindo sua aceitação em todos os países membros da Convenção de Haia sem necessidade de mais legalizações.

A Convenção da Apostila de Haia facilita a verificação de documentos através das fronteiras ao eliminar a necessidade de legalização pela embaixada ou consulado, desde que tanto o país emissor quanto o país receptor tenham assinado a Convenção. Este sistema abrange 126 países, garantindo o reconhecimento amplo de documentos apostilados.

Para expatriados lidando com documentos emitidos no Canadá, é importante entender como obter uma apostila para vários documentos, como certidões de nascimento, certidões de casamento, diplomas educacionais ou documentos comerciais. Isso garante que sua documentação seja legalmente reconhecida em outros países membros da Convenção de Haia.

A partir de 11 de janeiro de 2024, o Canadá aderiu à Convenção da Apostila, Essa mudança visa simplificar o processo de verificação de documentos para o uso internacional de documentos canadenses. Com essa alteração, os documentos destinados ao uso em outros países membros não precisam mais passar pelo processo de legalização anterior. Em vez disso, uma autoridade canadense reconhecida emitirá um certificado de apostila, geralmente anexado como um "allonge" ao documento original, confirmando sua autenticidade para uso internacional.

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Victoria, na Colúmbia Britânica, Canadá

QUE DOCUMENTOS PODEM SER APOSTILADOS NO CANADÁ

Aqui está uma visão dos tipos de documentos normalmente envolvidos no processo de autenticação e legalização:

• Certidões de nascimento, casamento e óbito: Esses são frequentemente emitidos por agências provinciais de estatísticas vitais e são frequentemente necessários para assuntos pessoais no exterior.

• Documentos Educacionais: Grau acadêmico, diplomas e históricos escolares de instituições educacionais podem precisar ser reconhecidos por instituições estrangeiras ou empregadores.

• Documentos Corporativos: Para transações comerciais internacionais, documentos como estatutos sociais, licenças comerciais e outros documentos relacionados podem precisar de autenticação.

• Documentos Jurídicos: Documentos como procurações, testamentos, declarações juramentadas e documentos judiciais podem precisar ser autenticados para processos legais em outros países.

• Certificados de Origem e Documentos de Exportação: Esses são cruciais para o comércio internacional.

• Verificações de antecedentes criminais: Necessários para aqueles que se mudam para o exterior ou solicitam vistos em países estrangeiros.

Nem todos os países exigem uma apostila para documentos canadenses; os requisitos específicos podem variar. Por exemplo, se você planeja se casar no exterior, talvez precise fornecer uma declaração em vez de um certificado de não impedimento ao casamento. Para verificar os requisitos precisos, é aconselhável entrar em contato com a entidade solicitante ou com a embaixada, alto comissariado ou consulado do país onde o documento será utilizado. Se descobrir que seu documento precisa ser autenticado, você pode explorar alternativas e procedimentos fornecidos pela Seção de Serviços de Autenticação do Ministério das Relações Exteriores do Canadá.

Ao buscar autenticar documentos com uma apostila no Canadá, o local onde seus documentos foram emitidos ou notarizados dita para onde eles precisam ser enviados. Esse processo envolve diferentes autoridades, dependendo da origem do documento.

PARA ONDE ENVIAR SEUS DOCUMENTOS PARA SEREM APOSTILADOS 

Saber o destino correto para sua papelada é essencial quando você precisa autenticar documentos para uso internacional sob a Convenção da Apostila de Haia. Dependendo da origem ou notarização de seus documentos, você os enviará ou para o Ministério das Relações Exteriores do Canadá ou para autoridades provinciais designadas. Este guia irá ajudá-lo a entender para onde enviar seus documentos para que sejam apostilados corretamente e reconhecidos em fronteiras internacionais.

MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES DO CANADÁ

Para documentos emitidos pelo Governo do Canadá ou documentos emitidos ou notarizados em províncias e territórios específicos, você precisa enviá-los para o Ministério das Relações Exteriores do Canadá. Isso inclui documentos de:

• Manitoba

• New Brunswick

• Newfoundland e Labrador

• Territórios do Noroeste

• Nova Scotia

• Nunavut

• Ilha do Príncipe Eduardo

• Yukon

Se o seu documento foi notarizado em qualquer uma dessas províncias ou territórios, independentemente de onde foi originalmente emitido, ele deve ser enviado ao Ministério das Relações Exteriores do Canadá para a apostila. Isso também se aplica a alguns documentos emitidos pelo governo canadense que requerem notarização antes de poderem ser autenticados.

AUTORIDADES PROVINCIAIS COM JURISDIÇÃO 

Certas províncias têm suas próprias autoridades competentes que fornecem apostilas para documentos emitidos ou notarizados dentro de suas fronteiras. Essas províncias incluem:

• British Columbia

• Alberta

• Quebec

• Saskatchewan

• Ontario

Se o seu documento foi emitido ou notarizado em qualquer uma dessas províncias, ele deve ser enviado para a respectiva autoridade provincial para autenticação. Observe que um documento só pode ser autenticado na Colúmbia Britânica e em Quebec se o documento original tiver sido emitido dentro da respectiva província.

Documentos notarizados em Alberta, Ontário ou Saskatchewan devem ser enviados para as respectivas autoridades dessas províncias para uma apostila, independentemente de seu local de emissão.

Para autenticar documentos em idiomas diferentes do inglês ou francês, será necessária uma tradução certificada. Um notário canadense fluente tanto no idioma original do documento quanto em inglês ou francês pode certificar a precisão da tradução

TRADUZA SEU DOCUMENTO

Se você precisa autenticar documentos que contenham texto em um idioma diferente do inglês ou francês, uma tradução certificada é necessária, exceto em casos específicos descritos abaixo. Você tem duas opções principais para obter uma tradução certificada.

TRADUÇÃO POR UM TRADUTOR QUALIFICADO

Para garantir que suas traduções sejam reconhecidas para fins de autenticação, é importante obtê-las de um tradutor que seja membro de uma associação provincial de tradutores reconhecida. O Conselho Canadense de Tradutores, Terminologistas e Intérpretes mantém uma lista de associações provinciais de tradutores credenciadas. Portanto, recomenda-se que você busque a certificação de um membro dessas associações.

ATESTADO POR UM NOTÁRIO PÚBLICO

Alternativamente, um notário público canadense que seja fluente tanto no idioma original do documento quanto em inglês ou francês pode atestar a precisão da tradução. Nesse caso, certifique-se de que o notário público inclua uma declaração em seu atestado confirmando:

  - Sua proficiência em ambos os idiomas.

  - A precisão da tradução.

EXCEÇÕES AOS REQUISITOS DE TRADUÇÃO

• Diplomas Universitários: Diplomas emitidos por universidades canadenses em grego ou latim não requerem tradução.

• Documentos de Prova de Vida: Se escritos em um idioma estrangeiro, documentos como certificados de vida relacionados a benefícios de pensão estrangeira não precisam de tradução se o texto do documento tiver menos de meia página e for explicitamente declarado como um documento de prova de vida no formulário de solicitação. Qualquer conteúdo que exceda essa extensão deve ser traduzido seguindo as diretrizes acima.

• Em alguns casos, pode ser necessária uma atestação adicional por um tradutor separado, especialmente se o documento for utilizado em um país que exige tal abordagem. Se necessário, um notário público canadense deve assinar e selar a declaração juramentada para ser elegível para autenticação. Sempre verifique os requisitos específicos do país de destino ou da instituição que solicita seu documento para garantir que todos os pré-requisitos sejam cumpridos.

É importante lembrar que o Ministério das Relações Exteriores do Canadá não oferece serviços expressos. Portanto, sempre tente enviar sua solicitação o mais cedo possível para evitar interrupções em seu cronograma estratégico

RAZÕES PELAS QUAIS SEU DOCUMENTO NÃO PODE SER AUTENTICADO

Se você enviar um documento para autenticação que não puder ser validado, você receberá uma notificação por escrito explicando os motivos. Aqui estão as razões comuns pelas quais um documento pode não ser elegível para autenticação:

• Fotocópias e documentos não assinados: Documentos que são apenas fotocópias ou que não possuem uma assinatura ou selo original não podem ser autenticados.

• Assinaturas ou selos não verificáveis: Se as assinaturas ou selos no documento não puderem ser verificados, o documento não poderá ser autenticado.

• Documentos Estrangeiros: Apenas documentos canadenses podem ser autenticados. Documentos de origem estrangeira estão fora do escopo dos serviços de autenticação fornecidos.

• Documentos de instituições não reconhecidas: Documentos emitidos por instituições educacionais que não são reconhecidas ou credenciadas não são elegíveis para autenticação.

• Documentos alterados: Documentos que foram colados, laminados ou de outra forma alterados materialmente apresentam desafios para a autenticação. A presença de qualquer material que complique a aplicação de um carimbo ou selo também pode impedir a autenticação.

• Documentos Religiosos: Documentos como certidões de batismo, certidões de casamento religioso ou outros documentos emitidos por instituições religiosas não podem ser autenticados.

• Preocupações com autenticidade ou legitimidade: Se houver dúvidas quanto à autenticidade do documento ou do ato notarial, ou se o documento violar as políticas, a autenticação pode ser negada.

• Potential for Misuse: Caso haja dúvidas de que o documento ou o procedimento de autenticação possa ser explorado para fins fraudulentos, ilegais ou enganosos, a autenticação do documento não será fornecida.

Se o seu documento se enquadrar em qualquer uma dessas categorias, ele será recusado para autenticação, e você poderá ser direcionado para a autoridade apropriada para ações adicionais. Para evitar esses problemas, sempre certifique-se de que seus documentos atendam a todos os critérios antes de enviá-los para autenticação.

TAXAS E TEMPOS DE PROCESSAMENTO

Os serviços do Ministério das Relações Exteriores do Canadá são gratuitos, portanto, não há taxas associadas à autenticação de documentos.

TEMPO DE PROCESSAMENTO

A partir de 1º de março de 2024, o tempo de processamento para autenticação de documentos é de aproximadamente três meses a partir da data em que a solicitação é recebida pelo Ministério das Relações Exteriores do Canadá. Você também deve considerar até cinco dias úteis para a entrega. Esse prazo é uma média e pode variar dependendo da complexidade e natureza das solicitações, fatores operacionais e carga de trabalho atual. 

SEM SERVIÇOS ESPRESSOS

O Ministério das Relações Exteriores do Canadá não oferece serviços expressos. Portanto, a melhor estratégia é enviar sua solicitação o mais cedo possível para gerenciar seus prazos de forma eficaz. Se você enfrentar circunstâncias extraordinárias e urgentes—geralmente eventos inesperados fora de seu controle que impedem a espera pelo tempo de processamento padrão—você pode entrar em contato com o Escritório para discutir a possibilidade de acelerar sua solicitação. No entanto, o Ministério das Relações Exteriores do Canadá não poderá considerar sua solicitação de processamento de emergência se você tiver acesso a métodos alternativos de autenticação.

OBTENHA SEU DOCUMENTO AUTORIZADO SE NECESSÁRIO

Antes de enviar seu documento para autenticação pelo Ministério das Relações Exteriores do Canadá, é crucial determinar se ele precisa ser notarizado. Uma cópia notarizada pode ser aceitável se o documento original não puder ser autenticado diretamente. Você pode verificar todos os documentos necessários no site aqui.

Se você precisar dos serviços de um notário público no Canadá, pode escolher qualquer notário cuja assinatura seja reconhecida pelo Ministério das Relações Exteriores do Canadá. No entanto, se a assinatura do notário não for reconhecida, ele pode se registrar no Ministério das Relações Exteriores do Canadá fornecendo um espécime de sua assinatura.

O processo de notarização envolve o notário assinando e selando seu documento e, possivelmente, preparando um certificado separado para anexar ao seu documento. Ao notarizar, o notário deve usar tinta para assinar à mão e aplicar um carimbo ou selo que inclua seu nome completo, conforme consta em seu certificado de nomeação, juntamente com a província ou território de sua nomeação. Ele também deve especificar o ato que realizou (por exemplo, certificar uma cópia autêntica), a data de notarização e a data de expiração de sua nomeação como notário, se aplicável.

Verifique com a embaixada, alto comissariado ou consulado canadense mais próximo se eles podem autenticar seus documentos. Caso contrário, envie-os para o escritório em Ottawa

ENVIE O SEU DOCUMENTO

A Seção de Serviços de Autenticação não oferece atendimento presencial. Você pode enviar sua solicitação de autenticação por correio ou transportadora, ou entregá-la no Centro de Distribuição do Ministério das Relações Exteriores do Canadá. Independentemente do método escolhido, sua solicitação será processada dentro dos prazos de processamento atuais e retornada para o endereço indicado no formulário de solicitação EXT2165.

ENVIANDO SEU PEDIDO POR CORREIO OU TRANSPORTADORA

Antes de enviar seus documentos para o Ministério das Relações Exteriores do Canadá para autenticação, verifique novamente se a autenticação é necessária. Para obter instruções claras sobre se deve enviar seus documentos para outro lugar, visite o site da organização onde você os enviará.

PARA ENVIO DENTRO DO CANADÁ

• Inclua o formulário de solicitação de autenticação.

• Anexe todos os documentos necessários para autenticação.

• Para garantir que sua solicitação seja processada prontamente, inclua um envelope endereçado a si mesmo com selos ou uma etiqueta de envio pré-paga de transportadora.

Envie seus documentos para 'Global Affairs Canada, Authentication Services Section (JLAC), 125 Sussex Drive, Ottawa, ON K1A 0G2, Canadá'.

PARA INSCRIÇÕES DE FORA DO CANADÁ

Verifique com a embaixada, alto comissariado ou consulado canadense mais próximo se eles podem autenticar seus documentos. Caso contrário, os documentos devem ser enviados para o escritório em Ottawa.

ENTREGANDO EM PESSOA

Se você optar por entregar sua solicitação no Centro de Distribuição, deve estar ciente de que ela será processada de acordo com os prazos de processamento atuais. A Seção de Serviços de Autenticação não oferece atendimento presencial, e a equipe do Centro de Distribuição não pode fornecer detalhes do serviço ou atualizações de status.

O local de entrega é o Edifício Lester B. Pearson, 125 Sussex Drive, entrada King Edward, Ottawa, Ontário, K1A 0G2.

DEVOLVENDO SEUS DOCUMENTOS

Uma vez que seus documentos tenham sido processados, eles serão devolvidos pelo correio ou, se você forneceu uma etiqueta ou envelope pré-pago, por transportadora (observe que conhecimentos de transporte com números de conta não são aceitos). Para devoluções por correio, você deve incluir um envelope endereçado a si mesmo com selos. Mediante solicitação, o Ministério das Relações Exteriores do Canadá oferece um serviço para enviar seus documentos autenticados para uma embaixada, alto comissariado ou consulado em Ottawa. 

A adesão do Canadá à Convenção da Apostila de Haia em 11 de janeiro de 2024 simplificou e acelerou o processo de certificação de documentos para uso internacional, eliminando a necessidade de múltiplas legalizações

CONCLUSÃO

Saber como apostilar documentos do Canadá é importante, especialmente para aqueles que lidam com assuntos internacionais ou vivem no exterior. Felizmente, a adesão do Canadá à Convenção da Apostila de Haia em 11 de janeiro de 2024 tornou o processo de certificação de documentos para uso internacional muito mais simples e eficiente, eliminando a necessidade de múltiplas legalizações. Isso significa que, seja para apostilar documentos pessoais, educacionais, legais ou comerciais, saber onde e como submetê-los para apostilamento é crucial para garantir que eles sejam reconhecidos e aceitos nos 104 países participantes da Convenção.

Para obter uma apostila, você deve seguir várias etapas, incluindo determinar se o seu documento precisa ser notarizado, selecionar a autoridade correta para submissão (Ministério das Relações Exteriores do Canadá ou uma autoridade provincial) e garantir que todos os requisitos sejam atendidos, incluindo quaisquer traduções necessárias. Manusear seus documentos de forma clara, precisa e pontual é essencial, pois quaisquer erros ou omissões podem atrasar ou resultar na rejeição de sua aplicação de apostilamento.

Para garantir um processo tranquilo e eficiente, é aconselhável seguir as diretrizes e entender os requisitos específicos para cada tipo de documento. Sempre verifique os procedimentos e prazos de processamento mais atualizados e considere todas as opções disponíveis dentro do framework de autenticação estabelecido pelo Ministério das Relações Exteriores do Canadá. Adotar uma estratégia proativa pode ajudá-lo a lidar com as dificuldades da autenticação de documentos com mais confiança e facilidade.