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¿Cómo Los Canadienses Legalizan Los Documentos De Inmigración?

12 minutos de lectura

¿Cómo Los Canadienses Legalizan Los Documentos De Inmigración?

La tarea puede parecer desalentadora para los canadienses que requieren la legalización de documentos. Hemos recopilado información útil sobre el tema proporcionada por el sitio web oficial del gobierno para que puedas completar este proceso de manera eficiente. Es un proceso en el que debes prestar mucha atención a todos los detalles, por pequeños o irrelevantes que parezcan. Lee estos pasos detenidamente y podremos trabajar juntos personalmente si necesitas ayuda adicional.

 

Es muy importante saber si tu documento necesita pasar por el proceso de legalización para acelerar el proceso

Es muy importante saber si tu documento necesita pasar por el proceso de legalización para acelerar el proceso

LAS DISTINTAS FORMAS DE OFICIALIZAR TUS DOCUMENTOS

Antes de comenzar a hablar sobre todos los procesos, hay tres términos con los que me gustaría familiarizarte:

  1. Legalización: para los canadienses, este es el proceso de verificación de la autenticidad de tus documentos para ser utilizados en el extranjero. Este proceso consiste en verificar la firma, cargo y sello del funcionario que firmó el documento;
  2. Autenticación: la autenticación difiere de la legalización, pero es necesaria para legalizar un documento. Esto es cuando verificas que el funcionario que firmó los documentos tenía la autoridad para hacerlo y que la firma no está falsificada;
  3. Apostilla: esta es una forma más simplificada de autenticación utilizada por los países que firmaron y son parte de la Convención de La Haya. Este es un proceso de autenticación y legalización de documentos para ser utilizados en el extranjero por los participantes de la Convención de La Haya. Países como Estados Unidos, Panamá y Brasil utilizan el sistema de apostilla, mientras que Canadá y San Cristóbal no lo hacen.

Estos tres procesos son similares y varían solo ligeramente. Para los canadienses, necesitarás legalización y autenticación para poder usar tus documentos en el extranjero. Por otro lado, una apostilla es una autenticación simplificada específica solo para los países de la Convención de La Haya.

 

¿QUÉ ES LA AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS?

Para utilizar un documento canadiense en el extranjero, puede ser necesario someterse a un proceso de autenticación. Este proceso verifica la autenticidad de la firma de un funcionario público presente en el documento. En algunos países, la autenticación se denomina apostilla. Una vez que el documento ha sido autenticado, puede requerir la legalización de las autoridades pertinentes en el país de destino. Por ejemplo, esto puede involucrar a la embajada, la alta comisión o el consulado de ese país en Canadá. Para ser autenticado, el documento debe contar con una firma original reconocida y, si corresponde, con un sello.

El Convenio de La Haya simplificó los procesos de legalización y autenticación de documentos para los países que decidieron formar parte del mismo. Sin embargo, Canadá no se unió al tratado, por lo que el procedimiento para los canadienses es diferente. Por lo tanto, vale la pena conocer el proceso correcto paso a paso para facilitar y agilizar el proceso de autenticación.

La Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá es la principal responsable de realizar este procedimiento, pero hay casos en los que se pueden utilizar alternativas para agilizar y facilitar el proceso.

 

¿DóNDE EMPEZAR?

Primero, es necesario saber si tu documento necesita pasar por el proceso de legalización para evitar perder tiempo con papeles que no requieren este trabajo.

Por lo tanto, comunícate con la embajada o autoridad del país de destino para el que estás recopilando la documentación para obtener más información sobre los requisitos que necesitan para validar tu documento; esto se puede hacer en Canadá o desde fuera de Canadá. Una vez que tengas esta información, sigue las instrucciones a continuación.

 

Contenido relacionado: Conceptos Básicos sobre cómo Obtener un Segundo Pasaporte o una Segunda Residencia

 

Cuando tu documento no pueda ser autenticado, recibirás información escrita sobre el mismo y su estado

Cuando tu documento no pueda ser autenticado, recibirás información escrita sobre el mismo y su estado

SITUACIONES QUE PUEDEN IMPEDIR LA AUTENTICACIÓN

Algunas circunstancias impiden la autenticación del documento que presentaste o conducen a la denegación de la autenticación por parte de la autoridad responsable.

 

CAUSAS QUE IMPIDEN LA AUTENTICACIÓN

Cuando tu documento no pueda ser autenticado, recibirás información escrita al respecto. La autenticación no se puede realizar si se produce una de las siguientes situaciones:

  • Ausencia de firma o sellos oficiales;
  • Sellos desconocidos o firmas que no se pueden verificar;
  • Documentos religiosos;
  • Documentos de origen extranjero, solo se legalizarán documentos canadienses;
  • Emitido por una institución educativa que no está reconocida;
  • Documentos engomados y plastificados;
  • Cubiertos por cualquier cosa que impida la aplicación de un sello.

Para evitar algunas de estas causas que impiden la autenticación de tu documento, ten cuidado; por ejemplo, verifica si la institución educativa es reconocida, no presentes fotocopias simples, no envíes documentos religiosos y asegúrate de que todos los datos en los documentos sean legibles y listos para ser verificados.

 

DENEGACIÓN DE AUTENTICACIÓN

La autoridad responsable puede negarse a legalizar los documentos e incluso contactar a otros organismos competentes para tratar el asunto si:

  • Existen dudas sobre la autenticidad del documento y su contenido;
  • El documento, así como el proceso de autenticación, puede ser utilizado con fines ilegales;
  • El contenido se considera engañoso.

Otra posibilidad de rechazo es si la Sección de Servicio considera que el documento viola sus políticas.

 

La notarización es simple pero debe cumplir con los requisitos y el procedimiento implica la firma y los sellos de un notario con nombramiento válido

La notarización es simple pero debe cumplir con los requisitos y el procedimiento implica la firma y los sellos de un notario con nombramiento válido

SI TIENES UN DOCUMENTO EXTRANJERO

Ahora tienes una lista de todos tus documentos requeridos por la embajada o autoridad de destino que requiere autenticación. Estos documentos deben estar en inglés o francés. Hay dos excepciones de traducción:

  • Diplomas universitarios canadienses emitidos en griego o latín;
  • Certificados de vida redactados en idioma extranjero relacionados con un beneficio de pensión extranjero. Sin embargo, debe ser como máximo media página y en el formulario de solicitud debes indicar que es un documento de prueba de vida. El texto debe ser traducido si tiene más de media página.

Algunos países requieren documentación autenticada, por lo que deben pasar por un proceso de traducción si están en otro idioma. Hay otras formas de traducir documentos para que sean autenticados: Puedes elegir entre una traducción jurada o un certificado de un notario público canadiense. Ambas formas de traducción llevarán la firma y el sello de un notario canadiense.

 

NOTARIZACIÓN EN una NOTARía

Como regla general, los documentos deben ser notariados antes de ser enviados para su legalización. Cualquier notario canadiense reconocido por la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá puede realizar la certificación notarial.

Encontrar un notario será fácil. Simplemente busca en línea "notario público en la ciudad de tu elección". Las reglas que rigen a los notarios canadienses varían entre provincias y territorios. El notario te dirá qué puede hacer para notarizar tu documento.

 

NOTARIZACIÓN PASO A PASO

El proceso de notarización en la notaría es sencillo pero debe cumplir con todos los requisitos. Un notario firma y sella tu documento.

Al firmar tu documento, el notario debe: Tener un certificado de nombramiento válido. Significa que el notario debe tener una firma reconocida por el gobierno, pero si no la tiene, simplemente puede registrarse y proporcionar una firma de muestra.

El notario también puede preparar un certificado y adjuntarlo al documento. Sin embargo, el documento notarial debe contener los siguientes requisitos:

  • Firma manuscrita en tinta del notario;
  • Sello o estampilla que indique el nombre completo, certificado de nombramiento y provincia en que fue nombrado el notario;
  • Fecha de nombramiento del notario;
  • En algunos casos, la fecha de finalización del nombramiento del notario.

Una vez que se han cumplido todos los requisitos, el documento es notariado y está listo para ser enviado a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá para su legalización.

 

DOCUMENTOS QUE NO REQUIEREN NOTARIZACIÓN

Hay algunas excepciones a la regla. Por lo tanto, algunos documentos se pueden enviar directamente a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá para su legalización sin pasar por la certificación notarial en la oficina notarial. Ellos son:

  • Certificado de nacimiento;
  • Certificados o certificados de CFIA - Agencia Canadiense de Inspección de Alimentos;
  • Títulos originales de colegios reconocidos/CEGEP y universidades emitidos en Canadá;
  • Transcripciones escolares/CEGEP o universitarias emitidas por instituciones educativas canadienses reconocidas;
  • Documentos de corporaciones canadienses, siempre que tengan firmas y sellos originales;
  • Documentos emitidos por el Cuartel General de la Real Policía Montada de Canadá (RCMP, por sus siglas en inglés) en Ottawa, siempre que estén firmados por el Director General de Servicios de Identificación Criminal en Tiempo Real en Canadá y contengan el sello oficial de la RCMP;
  • Certificado de defunción emitido por una oficina provincial o territorial de estadísticas vitales;
  • Certificado de verificación de entrega emitido por el gobierno canadiense;
  • Certificado de divorcio firmado por un empleado de la corte;
  • Certificados de pareja de hecho;
  • Diplomas de escuela primaria o secundaria emitidos por una institución reconocida en Canadá;
  • Una licencia de exportación emitida por el gobierno canadiense;
  • Copias autenticadas de la legislación federal, siempre que estén firmadas por el Secretario del Parlamento;
  • Licencia de Health Canada siempre que tenga la firma o el sello original;
  • Certificado de ciudadanía, tamaño carta, emitido por Inmigrantes, Refugiados y Ciudadanía de Canadá;
  • Certificado de importación internacional emitido por el gobierno canadiense;
  • Un certificado de una escuela de idiomas reconocida en Canadá;
  • Certificado de matrimonio emitido por una oficina provincial o territorial de estadísticas vitales;
  • Acta de matrimonio firmada y emitida por una oficina provincial o territorial de estadísticas vitales;
  • Una carta de búsqueda de matrimonio emitida por una oficina provincial o territorial de estadísticas vitales, siempre que tenga la firma original o el sello del registrador de estadísticas correspondiente;
  • Certificado de cambio de nombre emitido por una oficina provincial o territorial de estadísticas vitales;
  • Un certificado profesional emitido por la Sociedad de Notarios Públicos de Columbia Británica, o la Chambre des Notaires de Quebec o sociedades legales de cualquier provincia o territorio canadiense;
  • Solicitud de asistencia letrada internacional firmada por un juez o secretario judicial.

Cualquier otro tipo de documento que necesites legalizar que no esté en esta lista o que no cumpla con los requisitos enumerados debe ser notariado antes de ser enviado a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá.

 

El certificado de antecedentes penales es imprescindible para cualquier persona en el proceso de inmigración

El certificado de antecedentes penales es imprescindible para cualquier persona en el proceso de inmigración

VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES PENALES

Un certificado de antecedentes penales es esencial para aquellos en cualquier proceso de inmigración. Como lo emite la RCMP, no se requiere autenticación por un notario público si se cumplen todos los requisitos mencionados en la lista.

Para realizar el control, es necesario pasar por un proceso biométrico, donde la agencia responsable tomará tus huellas dactilares y fotografía. Con estos datos, la RCMP realizará una verificación de antecedentes penales. Este trámite lo pueden realizar personas en Canadá o en el exterior y es un trámite sencillo y rápido.

 

¿CÓMO SOLICITAR UNa verificación DENTRO DE CANADÁ?

La Real Policía Montada de Canadá (RCMP) es responsable de realizar la verificación de antecedentes penales y emitir el documento relacionado. Por tanto, si estás en Canadá, simplemente acude a una de las comisarías de servicio de la policía local para que te tomen las huellas dactilares y fotografías.

Si el servicio no está disponible en tu provincia o territorio, puedes buscar una empresa acreditada por la RCMP para tomar tus huellas dactilares. Visita una empresa acreditada para que procesen tu solicitud de verificación.


SOLICITAr UNa verificación EN EL EXTRANJERO

Quienes están fuera de Canadá pueden solicitar la verificación de antecedentes penales con la misma facilidad y rapidez, y el proceso se divide en dos sencillos pasos:

  1. Obtención de tus huellas dactilares;
  2. Presentar la solicitud a través de una de las empresas acreditadas.

Para obtener tus huellas dactilares en el extranjero, simplemente dirígete a una agencia local autorizada que realiza este servicio y solicita un formulario para enviar tus huellas dactilares. Los siguientes son organismos autorizados para prestar este servicio:

  • Servicio de policía;
  • Embajadas/consulados de gobiernos extranjeros, departamentos gubernamentales;
  • Notarios públicos;
  • Compañía extranjera privada de toma de huellas dactilares sujeta a una compañía canadiense privada de toma de huellas dactilares acreditada;
  • Empresa extranjera privada de toma de huellas dactilares sujeta a un servicio de policía local o departamento gubernamental.

El formulario proporcionado para obtener tus huellas dactilares debe contener: Un espacio para los diez dedos, lo que debe hacerse con tinta negra; el nombre y la dirección de la agencia local autorizada; y el nombre y firma del funcionario responsable de la obtención de las huellas dactilares.

 

CONTACTa A UNA DE LAS EMPRESAS ACREDITADAS EN CANADÁ

Este paso finaliza tu solicitud de verificación de antecedentes penales realizada en el extranjero. Por lo tanto, todo lo que debes hacer ahora es comunicarte con una de las empresas acreditadas por la RCMP en Canadá y enviar la documentación para procesar tu solicitud de verificación.

Una vez que la empresa acreditada reciba tu formulario, lo escanearán y lo enviarán electrónicamente a los Servicios Canadienses de Identificación Criminal en Tiempo Real. No debes enviar tus huellas dactilares directamente a la RCMP, y dos fotos tuyas deben acompañar el formulario enviado.

Una vez que la RCMP reciba tu solicitud, realizarán la verificación y enviarán la certificación por correo ordinario. No hay necesidad de autenticar tu verificación policial. Puedes utilizar este documento de inmediato.

 

La presentación de los documentos para la legalización no se realiza en persona y puede variar dependiendo de si te encuentras dentro o fuera de Canadá

La presentación de los documentos para la legalización no se realiza en persona y puede variar dependiendo de si te encuentras dentro o fuera de Canadá

ENVÍO DE DOCUMENTOS PARA LEGALIZACIÓN

Después de contactar a la embajada o autoridad competente del país de destino y obtener la lista completa de documentos y requisitos para la validación, y notariarlos según sea necesario, es hora de enviar tus documentos para su legalización.

Este paso no se realiza en persona y puede variar dependiendo de si te encuentras dentro o fuera de Canadá. Presta atención al método de envío correcto para tu caso para evitar problemas y hacer que el proceso sea más eficiente.

 

ENVÍO DESDE CANADÁ

Aquellos que están en Canadá pueden enviar su solicitud de autenticación a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá en Ottawa por correo regular, correo rápido, o entregándola personalmente a la dirección:

Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá

(JLAC)

125 Sussex Drive

Ottawa, ON K1A 0G2

Canadá


El servicio de legalización proporcionado por la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá es gratuito.

 

ENVÍO DESDE FUERA DE CANADÁ

Para aquellos fuera de Canadá, hay dos opciones: Enviar toda la documentación a la oficina de Ottawa por correo o ir al consulado, alta comisión o embajada de Canadá en el país de residencia y solicitar la autenticación de los documentos.

Aunque es posible que los documentos canadienses no se acepten en el extranjero sin la debida legalización de la embajada o el consulado de Canadá, si el país de destino lo acepta y la embajada o el consulado canadiense local brindan servicios de autenticación para el documento, es posible autenticarlo sin enviarlo a la oficina de Ottawa.

Ten en cuenta que el servicio de autenticación proporcionado por una autoridad canadiense en el extranjero puede estar sujeto a tarifas consulares.

Es de vital importancia que conozcas y comprendas las reglas establecidas por el país para el que estás obteniendo la documentación. Para los países de habla inglesa, no es necesario que se traduzcan los documentos, y posiblemente no sea necesario que su gobierno los autentique en Ottawa. Sin embargo, si estás trabajando en inmigración para un país de habla hispana, debes tener los documentos originales autenticados por Asuntos Globales, luego traducirlos al español y luego enviarlos a esa Embajada en Ottawa y luego enviarlos a un representante en el país final o a tu domicilio donde los presentarás a los funcionarios correspondientes.

 

El tiempo de procesamiento de las solicitudes de autenticación puede variar, pero generalmente demora 15 días hábiles en procesarse

El tiempo de procesamiento de las solicitudes de autenticación puede variar, pero generalmente demora 15 días hábiles en procesarse

CÓMO ENVIAR

Después de determinar a qué autoridad enviar tus documentos para su legalización, es hora de enviarlos todos. Asegúrate de incluir lo siguiente:

  • Los documentos que hay que legalizar;
  • Un formulario de solicitud de autenticación EXT2165 completo (usa Adobe Reader 8 o posterior para abrir el formulario; si tienes algún problema, instala una extensión y configura tu navegador para abrir archivos PDF en Adobe Reader);
  • Un sobre con estampilla y tu dirección o una etiqueta postal prepago.

Con todos estos documentos en la mano, es hora de enviarlos a la autoridad responsable por correo, entrega rápida, o personalmente y esperar a que se procese tu solicitud.

 

¿CÓMO CONFIRMAR la recepción?

La Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá no emite ninguna confirmación de recepción, por lo que si deseas estar seguro de la recepción, tienes dos opciones: Entregar los documentos en persona o utilizar el correo certificado.

 

TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE SOLICITUDES

El plazo para procesar tu solicitud de autenticación puede variar según las circunstancias de cada caso. Sin embargo, como regla general, las solicitudes de autenticación tardan aproximadamente 15 días hábiles en procesarse y la ubicación desde la que se realizó la solicitud no afecta este tiempo.

Este plazo puede ser más largo o más corto si la solicitud es más compleja o si hay algunas dificultades operativas. La clave es enviar tu solicitud con suficiente anticipación para evitar demoras en el procesamiento.

Estas son algunas razones que pueden causar que el tiempo de procesamiento sea más largo:

  • Una firma desconocida, que puede aparecer en documentos muy antiguos;
  • Confirmación de los datos del documento con la autoridad emisora;
  • Dudas sobre la solicitud, ya que será necesario contactarte para aclararlas.

Para evitar caer en uno de estos supuestos que retrasan la tramitación de la solicitud, presenta todos los documentos necesarios, con todas las autenticaciones notariales, si aplican, y sé claro en la solicitud, siendo lo más específico posible.

En el caso de un documento antiguo, verifica si existe la posibilidad de emitir una versión actualizada. Otra precaución es verificar si el notario que autenticó tus documentos tiene su firma autenticada por Asuntos Globales de Canadá.

 

AUTENTICACIÓN ALTERNATIVA DE DOCUMENTOS

Aquellos que están en Canadá pueden acelerar la autenticación de sus documentos a través de los servicios provinciales o territoriales. Esto se debe a que muchos brindan servicios de autenticación para documentos de su jurisdicción y algunos países aceptan este modo de autenticación.

Las provincias y territorios actúan de manera autónoma del gobierno y, por lo tanto, sus tiempos de procesamiento pueden ser más cortos que los de Asuntos Globales Canadá (Global Affairs Canada), que aprueba esta forma de autenticación de documentos. Si el país de destino también acepta esta forma alternativa de legalización, puede ser una buena opción para aquellos con tiempo limitado para el proceso.

 

Ten cuidado, el incumplimiento de todos los requisitos puede resultar en la devolución de la solicitud sin siquiera haber sido procesada

Ten cuidado, el incumplimiento de todos los requisitos puede resultar en la devolución de la solicitud sin siquiera haber sido procesada

SEGUIMIENTO DE tU SOLICITUD

Después de enviar tu solicitud, si han pasado más de 25 días hábiles, si la enviaste desde Canadá, o 30 días hábiles para solicitudes realizadas en el extranjero sin ninguna respuesta, puedes seguir el progreso del proceso a través del sitio web.

Sin embargo, si has solicitado que la documentación se envíe directamente a una embajada o consulado en el país de destino, comunícate con ellos para verificar si la documentación legalizada ya se entregó antes de enviar un formulario de verificación de estado.

 

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS LEGALIZADOS

Después de procesar tus documentos, los recibirás por correo si has incluido una etiqueta prepaga o un sobre con estampilla y tu dirección. También puedes solicitar que los documentos se envíen a una embajada o consulado extranjero en Ottawa.

Si eliges esta opción, debes enviar tu solicitud en un sobre sellado con la dirección de la embajada o consulado en Ottawa o en un sobre o etiqueta de correo rápido prepago.

También puedes elegir el servicio de correo interno gratuito de Asuntos Globales Canadá, que demora de dos a cuatro días hábiles para la entrega. En esta opción, no podrás realizar el seguimiento de la entrega y deberás confirmar la recepción en la embajada o consulado extranjero del destino.

 

¿CÓMO ENVIAR tU DOCUMENTO DIRECTAMENTE A UN CONSULADO/EMBAJADA EXTRANJERA?

Para enviar tus documentos legalizados directamente a la embajada/consulado extranjero de destino, sigue estos pasos:

  • En el formulario de envío por correo que debes completar, en la opción "Detalles de envío", elige "Reenviar a una embajada/consulado";
  • Proporciona la dirección postal completa;
  • Envía un sobre sellado por separado que contenga: Fotografías, otros documentos que desees enviar a la misión extranjera pero que no requieran autenticación para ser aceptados, y el comprobante de pago requerido por la embajada/consulado, si corresponde.

Los pagos que deban realizarse en efectivo a la embajada/consulado deberán realizarse personalmente con ellos. El incumplimiento de todos estos requisitos puede resultar en que tu solicitud sea devuelta sin siquiera haber sido procesada, así que sigue todas las instrucciones cuidadosamente.

 

Este es uno de esos procesos en los que es fundamental contar con un profesional que te ayude a hacer frente a todos los requisitos e incluso evitar rechazos

Este es uno de esos procesos en los que es fundamental contar con un profesional que te ayude a hacer frente a todos los requisitos e incluso evitar rechazos

CONCLUSIóN

Legalizar y validar tus documentos canadienses puede llevar mucho tiempo. Debes estar al tanto de muchos detalles y tener mucho cuidado con la información que envías. Teniendo una buena orientación de los documentos que necesitas reunir, ahora solo revisa tu provincia, busca un notario con firma reconocida, y sigue el proceso para legalizar tus documentos. También es importante verificar las autoridades del país en el que vas a aceptar documentación autorizada fuera de Asuntos Globales Canadá, ya que las provincias y territorios actúan de manera autónoma del gobierno y sus tiempos de procesamiento pueden ser más cortos.

 

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Mikkel Thorup

Written by Mikkel Thorup

Mikkel Thorup es el consultor de expatriados más solicitado del mundo. Se enfoca en ayudar a clientes privados con alto patrimonio a mitigar legalmente las obligaciones tributarias, obtener una segunda residencia y ciudadanía, y armar una cartera de inversiones extranjeras que incluye bienes raíces internacionales, plantaciones de madera, tierras agrícolas y otros activos tangibles de dinero duro. Mikkel es el fundador y CEO de Expat Money®, una firma de consultoría privada que comenzó en 2017. Presenta el popular podcast semanal, Expat Money Show, y escribió el libro definitivo #1 en ventas Expat Secrets - How To Pay Zero Taxes, Live Overseas And Make Giant Piles Of Money.

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