La tarea puede parecer desalentadora para los canadienses que requieren la legalización de documentos. Hemos recopilado información útil sobre el tema proporcionada por el sitio web oficial del gobierno para que puedas completar este proceso de manera eficiente. Es un proceso en el que debes prestar mucha atención a todos los detalles, por pequeños o irrelevantes que parezcan. Lee estos pasos detenidamente y podremos trabajar juntos personalmente si necesitas ayuda adicional.
Es muy importante saber si tu documento necesita pasar por el proceso de legalización para acelerar el proceso
Antes de comenzar a hablar sobre todos los procesos, hay tres términos con los que me gustaría familiarizarte:
Estos tres procesos son similares y varían solo ligeramente. Para los canadienses, necesitarás legalización y autenticación para poder usar tus documentos en el extranjero. Por otro lado, una apostilla es una autenticación simplificada específica solo para los países de la Convención de La Haya.
Para utilizar un documento canadiense en el extranjero, puede ser necesario someterse a un proceso de autenticación. Este proceso verifica la autenticidad de la firma de un funcionario público presente en el documento. En algunos países, la autenticación se denomina apostilla. Una vez que el documento ha sido autenticado, puede requerir la legalización de las autoridades pertinentes en el país de destino. Por ejemplo, esto puede involucrar a la embajada, la alta comisión o el consulado de ese país en Canadá. Para ser autenticado, el documento debe contar con una firma original reconocida y, si corresponde, con un sello.
El Convenio de La Haya simplificó los procesos de legalización y autenticación de documentos para los países que decidieron formar parte del mismo. Sin embargo, Canadá no se unió al tratado, por lo que el procedimiento para los canadienses es diferente. Por lo tanto, vale la pena conocer el proceso correcto paso a paso para facilitar y agilizar el proceso de autenticación.
La Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá es la principal responsable de realizar este procedimiento, pero hay casos en los que se pueden utilizar alternativas para agilizar y facilitar el proceso.
Primero, es necesario saber si tu documento necesita pasar por el proceso de legalización para evitar perder tiempo con papeles que no requieren este trabajo.
Por lo tanto, comunícate con la embajada o autoridad del país de destino para el que estás recopilando la documentación para obtener más información sobre los requisitos que necesitan para validar tu documento; esto se puede hacer en Canadá o desde fuera de Canadá. Una vez que tengas esta información, sigue las instrucciones a continuación.
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Cuando tu documento no pueda ser autenticado, recibirás información escrita sobre el mismo y su estado
Algunas circunstancias impiden la autenticación del documento que presentaste o conducen a la denegación de la autenticación por parte de la autoridad responsable.
Cuando tu documento no pueda ser autenticado, recibirás información escrita al respecto. La autenticación no se puede realizar si se produce una de las siguientes situaciones:
Para evitar algunas de estas causas que impiden la autenticación de tu documento, ten cuidado; por ejemplo, verifica si la institución educativa es reconocida, no presentes fotocopias simples, no envíes documentos religiosos y asegúrate de que todos los datos en los documentos sean legibles y listos para ser verificados.
La autoridad responsable puede negarse a legalizar los documentos e incluso contactar a otros organismos competentes para tratar el asunto si:
Otra posibilidad de rechazo es si la Sección de Servicio considera que el documento viola sus políticas.
La notarización es simple pero debe cumplir con los requisitos y el procedimiento implica la firma y los sellos de un notario con nombramiento válido
Ahora tienes una lista de todos tus documentos requeridos por la embajada o autoridad de destino que requiere autenticación. Estos documentos deben estar en inglés o francés. Hay dos excepciones de traducción:
Algunos países requieren documentación autenticada, por lo que deben pasar por un proceso de traducción si están en otro idioma. Hay otras formas de traducir documentos para que sean autenticados: Puedes elegir entre una traducción jurada o un certificado de un notario público canadiense. Ambas formas de traducción llevarán la firma y el sello de un notario canadiense.
Como regla general, los documentos deben ser notariados antes de ser enviados para su legalización. Cualquier notario canadiense reconocido por la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá puede realizar la certificación notarial.
Encontrar un notario será fácil. Simplemente busca en línea "notario público en la ciudad de tu elección". Las reglas que rigen a los notarios canadienses varían entre provincias y territorios. El notario te dirá qué puede hacer para notarizar tu documento.
El proceso de notarización en la notaría es sencillo pero debe cumplir con todos los requisitos. Un notario firma y sella tu documento.
Al firmar tu documento, el notario debe: Tener un certificado de nombramiento válido. Significa que el notario debe tener una firma reconocida por el gobierno, pero si no la tiene, simplemente puede registrarse y proporcionar una firma de muestra.
El notario también puede preparar un certificado y adjuntarlo al documento. Sin embargo, el documento notarial debe contener los siguientes requisitos:
Una vez que se han cumplido todos los requisitos, el documento es notariado y está listo para ser enviado a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá para su legalización.
Hay algunas excepciones a la regla. Por lo tanto, algunos documentos se pueden enviar directamente a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá para su legalización sin pasar por la certificación notarial en la oficina notarial. Ellos son:
Cualquier otro tipo de documento que necesites legalizar que no esté en esta lista o que no cumpla con los requisitos enumerados debe ser notariado antes de ser enviado a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá.
El certificado de antecedentes penales es imprescindible para cualquier persona en el proceso de inmigración
Un certificado de antecedentes penales es esencial para aquellos en cualquier proceso de inmigración. Como lo emite la RCMP, no se requiere autenticación por un notario público si se cumplen todos los requisitos mencionados en la lista.
Para realizar el control, es necesario pasar por un proceso biométrico, donde la agencia responsable tomará tus huellas dactilares y fotografía. Con estos datos, la RCMP realizará una verificación de antecedentes penales. Este trámite lo pueden realizar personas en Canadá o en el exterior y es un trámite sencillo y rápido.
La Real Policía Montada de Canadá (RCMP) es responsable de realizar la verificación de antecedentes penales y emitir el documento relacionado. Por tanto, si estás en Canadá, simplemente acude a una de las comisarías de servicio de la policía local para que te tomen las huellas dactilares y fotografías.
Si el servicio no está disponible en tu provincia o territorio, puedes buscar una empresa acreditada por la RCMP para tomar tus huellas dactilares. Visita una empresa acreditada para que procesen tu solicitud de verificación.
Quienes están fuera de Canadá pueden solicitar la verificación de antecedentes penales con la misma facilidad y rapidez, y el proceso se divide en dos sencillos pasos:
Para obtener tus huellas dactilares en el extranjero, simplemente dirígete a una agencia local autorizada que realiza este servicio y solicita un formulario para enviar tus huellas dactilares. Los siguientes son organismos autorizados para prestar este servicio:
El formulario proporcionado para obtener tus huellas dactilares debe contener: Un espacio para los diez dedos, lo que debe hacerse con tinta negra; el nombre y la dirección de la agencia local autorizada; y el nombre y firma del funcionario responsable de la obtención de las huellas dactilares.
Este paso finaliza tu solicitud de verificación de antecedentes penales realizada en el extranjero. Por lo tanto, todo lo que debes hacer ahora es comunicarte con una de las empresas acreditadas por la RCMP en Canadá y enviar la documentación para procesar tu solicitud de verificación.
Una vez que la empresa acreditada reciba tu formulario, lo escanearán y lo enviarán electrónicamente a los Servicios Canadienses de Identificación Criminal en Tiempo Real. No debes enviar tus huellas dactilares directamente a la RCMP, y dos fotos tuyas deben acompañar el formulario enviado.
Una vez que la RCMP reciba tu solicitud, realizarán la verificación y enviarán la certificación por correo ordinario. No hay necesidad de autenticar tu verificación policial. Puedes utilizar este documento de inmediato.
La presentación de los documentos para la legalización no se realiza en persona y puede variar dependiendo de si te encuentras dentro o fuera de Canadá
Después de contactar a la embajada o autoridad competente del país de destino y obtener la lista completa de documentos y requisitos para la validación, y notariarlos según sea necesario, es hora de enviar tus documentos para su legalización.
Este paso no se realiza en persona y puede variar dependiendo de si te encuentras dentro o fuera de Canadá. Presta atención al método de envío correcto para tu caso para evitar problemas y hacer que el proceso sea más eficiente.
Aquellos que están en Canadá pueden enviar su solicitud de autenticación a la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá en Ottawa por correo regular, correo rápido, o entregándola personalmente a la dirección:
Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá
(JLAC)
125 Sussex Drive
Ottawa, ON K1A 0G2
Canadá
El servicio de legalización proporcionado por la Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá es gratuito.
Para aquellos fuera de Canadá, hay dos opciones: Enviar toda la documentación a la oficina de Ottawa por correo o ir al consulado, alta comisión o embajada de Canadá en el país de residencia y solicitar la autenticación de los documentos.
Aunque es posible que los documentos canadienses no se acepten en el extranjero sin la debida legalización de la embajada o el consulado de Canadá, si el país de destino lo acepta y la embajada o el consulado canadiense local brindan servicios de autenticación para el documento, es posible autenticarlo sin enviarlo a la oficina de Ottawa.
Ten en cuenta que el servicio de autenticación proporcionado por una autoridad canadiense en el extranjero puede estar sujeto a tarifas consulares.
Es de vital importancia que conozcas y comprendas las reglas establecidas por el país para el que estás obteniendo la documentación. Para los países de habla inglesa, no es necesario que se traduzcan los documentos, y posiblemente no sea necesario que su gobierno los autentique en Ottawa. Sin embargo, si estás trabajando en inmigración para un país de habla hispana, debes tener los documentos originales autenticados por Asuntos Globales, luego traducirlos al español y luego enviarlos a esa Embajada en Ottawa y luego enviarlos a un representante en el país final o a tu domicilio donde los presentarás a los funcionarios correspondientes.
El tiempo de procesamiento de las solicitudes de autenticación puede variar, pero generalmente demora 15 días hábiles en procesarse
Después de determinar a qué autoridad enviar tus documentos para su legalización, es hora de enviarlos todos. Asegúrate de incluir lo siguiente:
Con todos estos documentos en la mano, es hora de enviarlos a la autoridad responsable por correo, entrega rápida, o personalmente y esperar a que se procese tu solicitud.
La Sección de Servicios de Autenticación de Asuntos Globales de Canadá no emite ninguna confirmación de recepción, por lo que si deseas estar seguro de la recepción, tienes dos opciones: Entregar los documentos en persona o utilizar el correo certificado.
El plazo para procesar tu solicitud de autenticación puede variar según las circunstancias de cada caso. Sin embargo, como regla general, las solicitudes de autenticación tardan aproximadamente 15 días hábiles en procesarse y la ubicación desde la que se realizó la solicitud no afecta este tiempo.
Este plazo puede ser más largo o más corto si la solicitud es más compleja o si hay algunas dificultades operativas. La clave es enviar tu solicitud con suficiente anticipación para evitar demoras en el procesamiento.
Estas son algunas razones que pueden causar que el tiempo de procesamiento sea más largo:
Para evitar caer en uno de estos supuestos que retrasan la tramitación de la solicitud, presenta todos los documentos necesarios, con todas las autenticaciones notariales, si aplican, y sé claro en la solicitud, siendo lo más específico posible.
En el caso de un documento antiguo, verifica si existe la posibilidad de emitir una versión actualizada. Otra precaución es verificar si el notario que autenticó tus documentos tiene su firma autenticada por Asuntos Globales de Canadá.
Aquellos que están en Canadá pueden acelerar la autenticación de sus documentos a través de los servicios provinciales o territoriales. Esto se debe a que muchos brindan servicios de autenticación para documentos de su jurisdicción y algunos países aceptan este modo de autenticación.
Las provincias y territorios actúan de manera autónoma del gobierno y, por lo tanto, sus tiempos de procesamiento pueden ser más cortos que los de Asuntos Globales Canadá (Global Affairs Canada), que aprueba esta forma de autenticación de documentos. Si el país de destino también acepta esta forma alternativa de legalización, puede ser una buena opción para aquellos con tiempo limitado para el proceso.
Ten cuidado, el incumplimiento de todos los requisitos puede resultar en la devolución de la solicitud sin siquiera haber sido procesada
Después de enviar tu solicitud, si han pasado más de 25 días hábiles, si la enviaste desde Canadá, o 30 días hábiles para solicitudes realizadas en el extranjero sin ninguna respuesta, puedes seguir el progreso del proceso a través del sitio web.
Sin embargo, si has solicitado que la documentación se envíe directamente a una embajada o consulado en el país de destino, comunícate con ellos para verificar si la documentación legalizada ya se entregó antes de enviar un formulario de verificación de estado.
Después de procesar tus documentos, los recibirás por correo si has incluido una etiqueta prepaga o un sobre con estampilla y tu dirección. También puedes solicitar que los documentos se envíen a una embajada o consulado extranjero en Ottawa.
Si eliges esta opción, debes enviar tu solicitud en un sobre sellado con la dirección de la embajada o consulado en Ottawa o en un sobre o etiqueta de correo rápido prepago.
También puedes elegir el servicio de correo interno gratuito de Asuntos Globales Canadá, que demora de dos a cuatro días hábiles para la entrega. En esta opción, no podrás realizar el seguimiento de la entrega y deberás confirmar la recepción en la embajada o consulado extranjero del destino.
Para enviar tus documentos legalizados directamente a la embajada/consulado extranjero de destino, sigue estos pasos:
Los pagos que deban realizarse en efectivo a la embajada/consulado deberán realizarse personalmente con ellos. El incumplimiento de todos estos requisitos puede resultar en que tu solicitud sea devuelta sin siquiera haber sido procesada, así que sigue todas las instrucciones cuidadosamente.
Este es uno de esos procesos en los que es fundamental contar con un profesional que te ayude a hacer frente a todos los requisitos e incluso evitar rechazos
Legalizar y validar tus documentos canadienses puede llevar mucho tiempo. Debes estar al tanto de muchos detalles y tener mucho cuidado con la información que envías. Teniendo una buena orientación de los documentos que necesitas reunir, ahora solo revisa tu provincia, busca un notario con firma reconocida, y sigue el proceso para legalizar tus documentos. También es importante verificar las autoridades del país en el que vas a aceptar documentación autorizada fuera de Asuntos Globales Canadá, ya que las provincias y territorios actúan de manera autónoma del gobierno y sus tiempos de procesamiento pueden ser más cortos.
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Written by Mikkel Thorup
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