Como Os Canadenses Legalizam Documentos Para Imigração?

A tarefa pode parecer assustadora para os canadenses que exigem a legalização de documentos. Compilamos informações úteis sobre o assunto fornecidas pelo site oficial do governo para que você possa concluir esse processo com eficiência. É um processo em que você deve prestar muita atenção em todos os detalhes, por menores ou irrelevantes que pareçam. Leia estas etapas cuidadosamente e você poderá trabalhar comigo pessoalmente se você precisar de alguma ajuda extra.

É muito importante saber se seu documento precisa passar pelo processo de legalização para agilizar o processo

AS DIFERENTES FORMAS DE OFICIALIZAR SEUS DOCUMENTOS

Antes de começarmos a falar sobre todos os processos, há três termos com os quais gostaria de familiarizá-lo:

1. Legalização: Para os canadenses, trata-se do processo de verificação da autenticidade de seus documentos a serem utilizados no exterior. Este processo envolve a verificação da assinatura, cargo e carimbo do oficial que assinou o documento;
2. Autenticação: A autenticação difere da legalização, mas é necessária para legalizar um documento. É quando você verifica se o funcionário que assinou os documentos tinha autoridade para fazê-lo e se a assinatura não é falsificada;
3. Apostilar: esta é uma forma mais simplificada de autenticação utilizada pelos países que assinaram e fazem parte da Convenção de Haia. Trata-se de um processo de autenticação e legalização de documentos a serem utilizados no exterior pelos participantes da Convenção de Haia. Países como Estados Unidos, Panamá e Brasil utilizam o sistema de apostila, enquanto Canadá e São Cristóvão não utilizam.

Esses três processos são semelhantes e variam apenas ligeiramente. Para o canadense, você vai precisar de legalização e autenticação para poder usar seus documentos no exterior. Em comparação, uma apostila é uma autenticação simplificada específica apenas para os países da Convenção de Haia.

O QUE É AUTENTICAÇÃO DE DOCUMENTOS?

Para usar um documento canadense no exterior, pode ser necessário passar por um processo de autenticação. Este processo verifica a autenticidade da assinatura de um funcionário público presente no documento. Em alguns países, a autenticação é chamada de apostila. Uma vez autenticado o documento, poderá ser necessária a legalização junto às autoridades competentes do país de destino. Por exemplo, isso pode envolver a embaixada, alta comissão ou consulado desse país no Canadá. Para ser autenticado, o documento deve apresentar assinatura original reconhecida e, se aplicável, carimbo.

A Convenção de Haia simplificou os processos de legalização e autenticação de documentos para os países que decidiram fazer parte dela. No entanto, o Canadá não aderiu ao tratado, então o procedimento para os canadenses é diferente. Portanto, vale a pena conhecer o passo a passo correto para facilitar e agilizar o processo de autenticação. 

A Seção de Serviços de Autenticação da "Global Affairs Canada" é a principal responsável por executar este procedimento, mas há casos em que alternativas podem ser utilizadas para agilizar e facilitar o processo.

ONDE COMEÇAR?

Primeiramente, é preciso saber se o seu documento precisa passar pelo processo de legalização para não perder tempo com papéis que não exijam esse trabalho. 

Portanto, entre em contato com a embaixada ou autoridade do país de destino para o qual você está reunindo a documentação para saber mais sobre os requisitos necessários para validar seu documento; isso pode ser feito no Canadá ou fora do Canadá. Depois de obter essas informações, siga as instruções abaixo.

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Quando seu documento não puder ser autenticado, você receberá informações por escrito sobre ele e seu status

SITUAÇÕES QUE PODEM IMPEDIR A AUTENTICAÇÃO

Algumas circunstâncias impedem a autenticação do documento que apresentou ou levam à recusa da autenticação por parte da autoridade responsável. 

CAUSAS QUE IMPEDEM A AUTENTICAÇÃO

Quando seu documento não puder ser autenticado, você receberá informações por escrito sobre ele. A autenticação não pode ser feita se ocorrer uma das seguintes situações:

• Ausência de assinatura ou selos oficiais;
• Selos ou assinaturas desconhecidas que não podem ser verificadas;
• Documentos religiosos;
• Documentos de origem estrangeira, apenas documentos canadenses serão legalizados;
• Emitido por uma instituição educacional que não é reconhecida;
• Documentos colados e laminados;
• Coberto por qualquer coisa que dificulte a aplicação de um carimbo.

Para evitar algumas dessas causas que impedem a autenticação do seu documento, tome alguns cuidados, como: verificar se a instituição de ensino é reconhecida, não apresentar fotocópias simples, não enviar documentos religiosos e garantir que todos os dados dos documentos estejam legíveis e pronto para ser verificado.

RECUSA DE AUTENTICAÇÃO

A autoridade responsável pode se recusar a legalizar os documentos e até mesmo entrar em contato com outros órgãos competentes para tratar do assunto, caso:

• Haja dúvidas sobre a autenticidade do documento e seu conteúdo;
• O documento, assim como o processo de autenticação, pode ser utilizado para fins ilícitos;
• O conteúdo é considerado enganoso/fraudulento.

Outra possibilidade de recusa é se a Seção de Serviços considerar que o documento viola suas políticas.

A notarização é simples, mas deve cumprir os requisitos e o procedimento envolve a assinatura e selos de um tabelião com nomeação válida

SE TIVER UM DOCUMENTO ESTRANGEIRO

Agora você tem uma lista de todos os seus documentos exigidos pela embaixada ou autoridade de destino que requer autenticação. Esses documentos devem estar em inglês ou francês. Há duas exceções de tradução:

• Diplomas universitários canadenses emitidos em grego ou latim;
• Certidões de vida lavradas em língua estrangeira relativas a benefício previdenciário estrangeiro. No entanto, deve ter no máximo meia página e no formulário de inscrição, você deve indicar que é um documento de prova de vida. O texto deve ser traduzido se tiver mais de meia página.

Alguns países exigem documentação autenticada, portanto, devem passar por um processo de tradução se estiverem em outro idioma. Existem outras formas de traduzir documentos para que sejam autenticados: você pode escolher entre uma Tradução Juramentada ou uma Certidão de um tabelião canadense. Ambas as formas de tradução terão a assinatura e o selo de um tabelião canadense.

NOTARIZAÇÃO EM TABELIÃO

Como regra geral, os documentos devem ser notarizados antes de serem enviados para legalização. Qualquer tabelião canadense reconhecido pela Seção de Serviços de Autenticação do Global Affairs Canada pode realizar o reconhecimento de firma.

Encontrar um notário será fácil. Basta pesquisar on-line por "notário público na cidade de sua escolha". As regras que regem os notários canadenses variam entre as províncias e territórios. O notário irá dizer-lhe o que pode fazer para autenticar o seu documento.

NOTARIZAÇÃO PASSO A PASSO

O processo de notarização no cartório é simples, mas deve atender a todos os requisitos. Um notário assina e sela seu documento.

Ao assinar o seu documento, o notário deve: ter um certificado de nomeação válido. Significa que o tabelião deve ter uma assinatura reconhecida pelo governo, mas se não tiver, ele pode simplesmente se registrar e fornecer uma assinatura simplificada.

O notário também pode preparar uma certidão e anexá-la ao documento. No entanto, o documento notarial deve conter os seguintes requisitos:

• Assinatura manuscrita com a tinta do tabelião;
• Selo ou carimbo indicando o nome completo, certificado de nomeação e província em que o notário foi nomeado;
• Data da nomeação do notário;
• Em alguns casos, a data final da validade da nomeação do notário.

Uma vez cumpridos todos os requisitos, o documento é autenticado e está pronto para ser enviado à Seção de Serviços de Autenticação do Global Affairs Canada para legalização.

DOCUMENTOS QUE NÃO REQUEREM NOTARIZAÇÃO

Existem algumas exceções à regra. Portanto, alguns documentos podem ser enviados diretamente para a Seção de Serviços de Autenticação do Global Affairs Canada para legalização sem passar por reconhecimento de firma no cartório. Eles são:

• Certidão de nascimento;
• Certificados ou certificados da CFIA - "Canadian Food Inspection Agency";
• Diplomas originais de faculdades/CEGEP e universidades reconhecidas emitidos no Canadá;
• Histórico escolar/CEGEP ou universitário emitido por instituições educacionais canadenses reconhecidas;
• Documentos de empresas canadenses, desde que tenham assinaturas e selos originais;
• Documentos emitidos pela sede da Real Polícia Montada do Canadá (RCMP) em Ottawa, desde que sejam assinados pelo Diretor Geral dos Serviços de Identificação Criminal em Tempo Real no Canadá e contenham o selo seco oficial da RCMP;
• Certidão de óbito emitida por um escritório de estatísticas vitais provincial ou territorial;
• Certificado de verificação de entrega emitido pelo governo canadense;
• Certidão de divórcio assinada por funcionário do tribunal;
• Certificados de parceria doméstica;
• Diplomas de ensino fundamental ou médio emitidos por uma instituição reconhecida no Canadá;
• Uma licença de exportação emitida pelo governo canadense;
• Cópias autenticadas da legislação federal, desde que assinadas pelo Secretário do Parlamento;
• Licença da Health Canada, desde que tenha assinatura ou carimbo original;
• Certificado de cidadania, tamanho carta, emitido por Imigrantes, Refugiados e Cidadania do Canadá;
• Certificado internacional de importação emitido pelo governo canadense;
• Um certificado de uma escola de idiomas reconhecida no Canadá;
• Certidão de casamento emitida por um escritório de estatísticas vitais provincial ou territorial;
• Certidão de casamento assinada e emitida por um escritório de estatísticas vitais provincial ou territorial;
• Uma carta de busca de casamento emitida por um escritório de estatísticas vitais provincial ou territorial, desde que tenha a assinatura original ou o carimbo do registrador de estatísticas apropriado;
• Certificado de mudança de nome emitido por um escritório de estatísticas vitais provincial ou territorial;
• Um certificado profissional emitido pela Sociedade de Notários Públicos da Colúmbia Britânica, ou pela "Chambre des Notaires of Quebec" ou sociedades legais de qualquer província ou território canadense;
• Pedido de assistência jurídica internacional assinado por um juiz ou escrivão do tribunal.

Qualquer outro tipo de documento que você precise legalizar que não esteja nesta lista ou não atenda aos requisitos listados deve ser autenticado antes de ser enviado à Seção de Serviços de Autenticação do Global Affairs Canada.

Certificado de Registo Criminal é essencial para qualquer pessoa no processo de imigração

VERIFICAÇÃO DE REGISTRO CRIMINAL

Um certificado de antecedentes criminais é essencial para quem está em qualquer processo de imigração. Como a RCMP a emite, não requer autenticação por notário público se todos os requisitos mencionados na lista forem cumpridos.

Para realizar a checagem é necessário passar por um processo biométrico, onde o órgão responsável irá coletar suas impressões digitais e fotografia. Usando esses dados, o RCMP realizará uma verificação de antecedentes criminais. Este processo pode ser feito por quem está no Canadá ou no exterior e é um procedimento simples e rápido.

COMO SOLICITAR UMA CHECAGEM NO CANADÁ?

A Real Polícia Montada do Canadá (RCMP), é responsável por conduzir a verificação de antecedentes criminais e emitir o documento relacionado. Portanto, se você estiver no Canadá, basta ir a uma das delegacias de polícia locais para coletar suas impressões digitais e fotografias.

Se o serviço não estiver disponível em sua província ou território, você pode procurar uma empresa credenciada pela RCMP para tirar suas impressões digitais. Visite uma empresa credenciada para que eles processem sua solicitação de verificação.

SOLICITE UMA CHECAGEM NO EXTERIOR

Quem está fora do Canadá pode solicitar a checagem de antecedentes criminais com a mesma facilidade e rapidez, e o processo é dividido em duas etapas simples:

1. Obtenha suas impressões digitais;
2. Envie a solicitação por meio de uma das empresas credenciadas.

Para obter suas impressões digitais no exterior, basta dirigir-se a uma agência local autorizada a realizar este serviço e solicitar um formulário em papel para enviar suas impressões digitais. As seguintes são agências autorizadas a fornecer este serviço:

• Serviço policial;
• Embaixadas/consulados de governos estrangeiros, departamentos governamentais;
• Tabeliões públicos;
• Empresa privada estrangeira de impressão digital sujeita a uma empresa canadense privada de impressão digital credenciada;
• Empresa privada estrangeira de impressão digital sujeita a um serviço de polícia local ou departamento governamental.

O formulário em papel fornecido para obter suas impressões digitais deve conter um espaço para todos os dez dedos, que deve ser feito com tinta preta; o nome e endereço da agência local autorizada; e o nome e assinatura do funcionário responsável pela obtenção das impressões digitais.

ENTRE EM CONTATO COM UMA DAS EMPRESAS CREDENCIADAS NO CANADÁ

Esta etapa finaliza seu pedido de verificação de antecedentes criminais feito no exterior. Portanto, tudo o que você precisa fazer agora é entrar em contato com uma das empresas credenciadas pela RCMP no Canadá e enviar a documentação para processar sua solicitação de verificação.

Assim que a empresa credenciada receber seu formulário, ela o digitalizará e o enviará eletronicamente aos Serviços Canadenses de Identificação Criminal em Tempo Real. Você não deve enviar suas impressões digitais diretamente para o RCMP, e duas fotos suas devem acompanhar o formulário enviado.

Assim que o RCMP receber sua solicitação, eles farão a verificação e encaminharão a certificação por correio normal. Não há necessidade de autenticar seu cheque policial. Você pode usar este documento imediatamente.

O envio de documentos para legalização não é feito pessoalmente e pode variar dependendo se você está dentro ou fora do Canadá

ENVIO DE DOCUMENTOS PARA LEGALIZAÇÃO

Após entrar em contato com a embaixada ou autoridade competente do país de destino e obter a lista completa de documentos e requisitos para validação, e notarizá-los conforme necessário, é hora de enviar seus documentos para legalização.

Esta etapa não é realizada pessoalmente e pode variar dependendo se você está dentro ou fora do Canadá. Fique atento à forma de envio correta para o seu caso para evitar problemas e tornar o processo mais eficiente.

ENVIO DE DENTRO DO CANADÁ

Aqueles no Canadá podem enviar sua solicitação de autenticação para a Seção de Serviços de Autenticação do Global Affairs Canada em Ottawa por correio normal, entrega expressa ou entregando-a pessoalmente no endereço:

Authentication Services Section of Global Affairs Canada

(JLAC)

125 Sussex Drive

Ottawa, ON K1A 0G2

Canadá

O serviço de legalização fornecido pela Seção de Serviços de Autenticação do Global Affairs Canada é gratuito.

ENVIO DE FORA DO CANADÁ

Para quem está fora do Canadá, há duas opções: enviar toda a documentação para o escritório de Ottawa por correio ou ir ao consulado canadense, alta comissão ou embaixada no país de residência e solicitar a autenticação dos documentos.

Embora documentos canadenses não possam ser aceitos no exterior sem a devida legalização da embaixada ou consulado no Canadá, se o país de destino aceitar e a embaixada ou consulado canadense local fornecer serviços de autenticação para o documento, é possível autenticá-lo sem enviá-lo para o escritório de Ottawa.

Observe que o serviço de autenticação fornecido por uma autoridade canadense no exterior pode estar sujeito a taxas consulares.

É de vital importância que você conheça e entenda as regras estabelecidas pelo país para o qual está obtendo a documentação. Para os países de língua inglesa, não há necessidade de tradução de documentos e, possivelmente, não há necessidade de autenticação por seu governo em Ottawa. No entanto, se você estiver trabalhando na imigração para um país de língua espanhola, você deve ter os documentos originais autenticados pelo Global Affairs, depois traduzi-los para o espanhol e depois enviá-los para a Embaixada em Ottawa e, em seguida, enviar para um representante no país final ou para sua casa, onde você os apresentará aos funcionários corretos.

O tempo de processamento para solicitações de autenticação pode variar, mas geralmente leva 15 dias úteis para processar

COMO ENVIAR

Depois de determinar qual autoridade enviará seus documentos para legalização, é hora de enviar todos eles. Certifique-se de incluir o seguinte:

• Os documentos que precisam ser legalizados;
• Um EXT2165 concluído formulário de solicitação de autenticação (use o Adobe Reader 8 ou posterior para abrir o formulário; se tiver algum problema, instale uma extensão e configure seu navegador para abrir arquivos PDF no Adobe Reader);
• Um envelope selado auto endereçado ou uma etiqueta de envio pré-pago.

Com todos esses documentos em mãos, é hora de encaminhá-los ao órgão responsável por correio, entrega expressa ou pessoalmente e aguardar o processamento de sua solicitação.

COMO CONFIRMAR O RECEBIMENTO?

A Seção de Serviços de Autenticação do Global Affairs Canada não emite nenhuma confirmação de recebimento, portanto, se você quiser ter certeza do recebimento, há duas opções: entregar os documentos pessoalmente ou usar correio registrado.

TEMPO DE PROCESSAMENTO PARA PEDIDOS

O prazo de processamento do seu pedido de autenticação pode variar consoante as circunstâncias de cada caso. No entanto, como regra geral, as solicitações de autenticação levam cerca de 15 dias úteis para serem processadas, e o local de onde a solicitação foi feita não afeta esse tempo.

Este prazo pode ser maior ou menor se a solicitação for mais complexa ou se houver alguma dificuldade operacional. A dica é enviar sua solicitação com bastante antecedência para evitar atrasos no processamento.

Estas são algumas razões que podem fazer com que o tempo de processamento seja maior:

• Uma assinatura desconhecida, que pode ocorrer em documentos muito antigos;
• Confirmação dos dados do documento com a autoridade emissora;
• Dúvidas sobre a solicitação, pois será necessário entrar em contato para esclarecê-las.
  
  

Para evitar cair em algum desses casos que atrasam o processamento do pedido, apresente todos os documentos necessários, com todas as autenticações notariais, se for o caso, e seja claro sobre o pedido, especificando o máximo possível.

No caso de documento antigo, verifique se há possibilidade de emitir uma versão atualizada. Outro cuidado é verificar se o tabelião que autenticou seus documentos tem a assinatura autenticada pela Global Affairs Canada.

AUTENTICAÇÃO ALTERNATIVA DE DOCUMENTO

Aqueles no Canadá podem agilizar a autenticação de seus documentos por meio de serviços provinciais ou territoriais. Isso ocorre porque muitos fornecem serviços de autenticação para documentos de sua jurisdição e alguns países aceitam esse modo de autenticação.

As províncias e territórios atuam de forma autônoma em relação ao governo e, portanto, seus tempos de processamento podem ser mais curtos do que os da Global Affairs Canada, que aprova essa forma de autenticação de documentos. Caso o país de destino também aceite essa forma alternativa de legalização, pode ser uma boa opção para quem tem pouco tempo para o processo.

Atenção, o descumprimento de todos os requisitos pode resultar na devolução do pedido sem sequer passar por processamento

ACOMPANHE SEU PEDIDO

Depois de enviar sua solicitação, se tiverem passado mais de 25 dias úteis, se você enviou do Canadá, ou 30 dias úteis para solicitações feitas no exterior sem resposta, você pode acompanhar o andamento do processo através do site.

No entanto, se você solicitou o envio da documentação diretamente para uma embaixada ou consulado no país de destino, entre em contato com eles para verificar se a documentação legalizada já foi entregue antes de enviar um formulário de verificação de status.

DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS LEGALIZADOS

Depois de processar seus documentos, você os receberá por correio se tiver incluído uma etiqueta pré-paga ou um envelope selado e endereçado. Você também pode solicitar que os documentos sejam encaminhados para uma embaixada ou consulado estrangeiro em Ottawa.

Se você escolher esta opção, deverá enviar sua solicitação em um envelope lacrado com o endereço da embaixada ou consulado em Ottawa ou em um envelope ou etiqueta de correio expresso pré-pago.

Você também pode escolher o serviço de correio interno gratuito da Global Affairs Canada, que leva de dois a quatro dias úteis para ser entregue. Nesta opção, você não conseguirá rastrear a entrega e a confirmação do recebimento deverá ser feita junto à embaixada ou consulado estrangeiro do destino.

COMO ENVIAR SEU DOCUMENTO DIRETAMENTE A UM CONSULADO/EMBAIXADA ESTRANGEIRA?

Para enviar seus documentos legalizados diretamente para a embaixada/consulado estrangeiro de destino, siga estas etapas:

• No formulário de envio de correspondência que você deve preencher, na opção "Detalhes de envio", escolha "Encaminhar para uma embaixada/consulado"
• Forneça o endereço postal completo
• Envie um envelope lacrado separado contendo: fotografias, outros documentos que deseja enviar para a missão estrangeira, mas que não precisam de autenticação para serem aceitos e comprovante de pagamento exigido pela embaixada/consulado, se houver.

Os pagamentos que devem ser feitos em dinheiro à embaixada/consulado devem ser feitos pessoalmente com eles. O não cumprimento de todos esses requisitos pode resultar na devolução de sua inscrição sem sequer passar pelo processamento, portanto, siga todas as instruções cuidadosamente.

Este é um daqueles processos em que é essencial ter um profissional para o ajudar a tratar de todos os requisitos e até evitar rejeições

CONCLUSÃO

Legalizar e validar seus documentos canadenses pode ser demorado. Você precisa estar atento a muitos detalhes e ter muito cuidado com as informações que envia. Tendo uma boa orientação dos documentos que você precisa reunir, agora é só verificar sua província, procurar um cartório com assinatura reconhecida e seguir o processo para legalizar seus documentos. Também é importante verificar se as autoridades do país que você vai aceitar documentação autorizada fora do Global Affairs Canada, pois as províncias e territórios agem de forma autônoma do governo, e seus tempos de processamento podem ser mais curtos.