Los Documentos Canadienses Reciben Un Impulso En El Extranjero: Llega La Convención Sobre Apostilla

Los canadienses que deseen utilizar documentos oficiales en el extranjero acaban de recibir buenas noticias. A partir del 11 de enero de 2024, Canadá se unió a la Convención sobre Apostilla, un importante tratado internacional que simplifica el proceso de aceptación de sus documentos en más de 120 países.

El compromiso de Canadá con la Convención de Apostilla de La Haya marca un cambio fundamental en la forma en que se autentican los documentos para uso internacional. Esta transición de los procesos tradicionales de legalización al sistema de Apostilla promete facilitar significativamente las actividades legales, educativas y comerciales transfronterizas.

Dibujo de Directrices de Asuntos Globales de Canadá, Este artículo profundiza en los cambios en los servicios de autenticación, los tipos de documentos elegibles para una apostilla y los pasos prácticos para obtener una apostilla en Canadá.

¿QUÉ ES LA AUTENTICACIÓN Y POR QUÉ ES NECESARIA?

La autenticación, a veces denominada apostilla, es el proceso de verificar la legitimidad de un documento gubernamental. Esta verificación garantiza a los países extranjeros que la firma de su documento, como un certificado de nacimiento o una credencial educativa, es genuina.

Anteriormente, obtener documentos autenticados a menudo implicaba un procedimiento largo y complejo, que a veces requería pasos de legalización adicionales por parte de las autoridades provinciales o territoriales.

LA VENTAJA DE LA APOSTILLA

La Convención sobre Apostilla agiliza este proceso. Con la adhesión de Canadá al tratado, una sola apostilla emitida por Global Affairs Canada será suficiente para los documentos destinados a ser utilizados en cualquier otro país miembro. Esto elimina la necesidad de una mayor legalización, ahorrándole tiempo y dinero.

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Servicios de autenticación en Canadá

CAMBIOS EN LOS SERVICIOS DE AUTENTICACIÓN EN CANADÁ

El Convenio sobre Apostilla simplifica la autenticación de documentos destinados a ser utilizados en el extranjero, afectando a diversos servicios:

• Sección de Servicios de Autenticación en Global Affairs Canada: Este organismo pasará de proporcionar autenticación tradicional a emitir apostillas para documentos elegibles;

• Autenticación en Oficinas Canadienses en el Extranjero: Oficinas canadienses en el extranjero, como embajadas, las altas comisiones y los consulados también pueden ayudarle con la autenticación de documentos, tal como lo hace la Sección de Servicios de Autenticación en su país. Estas oficinas pueden manejar muchos tipos de documentos, incluidos los de la oficina de Estadísticas Vitales de cualquier provincia o territorio canadiense. Si se pregunta si la oficina canadiense más cercana a usted ofrece estos servicios, lo mejor es ponerse en contacto con ellos directamente y preguntar. Sin embargo, es bueno tener en cuenta que las oficinas canadienses en los Estados Unidos generalmente no brindan servicios de autenticación;

• Autoridades Competentes Provinciales: Ciertos documentos pueden ser autenticados por las autoridades provinciales designadas para expedir apostillas.

DOCUMENTOS ELEGIBLES PARA APOSTILLA

Global Affairs Canada emitirá apostillas para una amplia gama de documentos públicos, que incluyen:

• Documentos personales: Certificados de nacimiento, matrimonio y defunción; papeles de adopción;

• Documentos Educativos: Diplomas, expedientes académicos;

• Documentos legales: Órdenes judiciales, sentencias y acuerdos notariados;

• Documentos corporativos: Artículos de constitución, estados financieros..

Las Autoridades Provinciales Competentes también podrán expedir apostillas para documentos específicos, respetando las normas provinciales.

Vancouver, Canada

OBTENER UNA APOSTILLA EN CANADÁ

• Para documentos recién autenticados: envía tu documento a la Sección De Servicios De Autenticación En Global Affairs Canada o una autoridad provincial designada, especificando la necesidad de una apostilla;

• Documentos ya enviados para autenticación: Si sus documentos se encuentran actualmente en Global Affairs Canada y necesita una apostilla, comuníquese con ellos para ajustar su solicitud;

• Retirar una solicitud de autenticación: para cambiar su solicitud a una autoridad competente provincial, comuníquese con Asuntos Globales de Canadá para retirar su presentación.

DÓNDE ENVIAR DOCUMENTOS NOTARIADOS PARA AUTENTICACIÓN

Los documentos notariados deben enviarse a la Sección de Servicios de Autenticación de Global Affairs Canada o a la autoridad provincial competente respectiva, según el tipo de documento y la autoridad emisora.

REDIRIGIR UNA SOLICITUD DE AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTO DE ASUNTOS GLOBALES DE CANADÁ

Si desea redirigir una solicitud de autenticación de documentos de Asuntos Globales de Canadá a una autoridad provincial capaz de proporcionar autenticación y una apostilla, esto es lo que debe hacer:

Para solicitudes actualmente en Asuntos Globales de Canadá que le gustaría trasladar a una oficina provincial para su autenticación, simplemente envíe un correo electrónico a la Sección de Servicios de Autenticación en docs@international.gc.ca. Asegúrese de incluir los detalles esenciales.

Su correo electrónico debe estar estructurado de la siguiente manera:

• Línea de asunto: Simplemente diga 'Solicitud de retiro';

• Cuerpo del correo electrónico: Incluya el nombre del solicitante tal como aparece en el sobre y en el formulario de solicitud de servicio (EXT2165), la fecha de envío de su documento y su fecha de entrega, si se conoce, cualquier código de seguimiento (para los documentos enviados por correo certificado) y la dirección de devolución a la que desea que se envíen sus documentos.

Los documentos se devolverán utilizando el método de devolución que proporcionó inicialmente. Si originalmente incluyó un sobre prepagado o una etiqueta de envío para reenviar a un embajada o consulado después de la autenticación, se utilizará para devolvérselos. Si no incluiste un método de devolución prepagado, pero ahora quieres que te devuelvan tus documentos por mensajería, puedes comprar una etiqueta de envío prepagada en línea y adjuntarla a tu correo electrónico de solicitud de retiro. De lo contrario, los documentos serán devueltos por correo ordinario.

DOCUMENTOS ENVIADOS INICIALMENTE A GLOBAL AFFAIRS CANADA

Para documentos enviados inicialmente a Global Affairs Canada con instrucciones de enviarlos a la oficina consular o diplomática de un país que forme parte de la Convención de la Apostilla. Aún así, si ahora los quieres de vuelta, sigue estos pasos:

Envíe un correo electrónico a la Sección de Servicios de Autenticación a docs@international.gc.ca utilizando la información de contacto proporcionada en el formulario de solicitud de servicio (EXT2165). Su correo electrónico debe estar organizado de la siguiente manera:

• Línea de asunto: Escriba 'Solicitud de cambio de dirección de devolución';

• Cuerpo del correo electrónico: Mencione el nombre del solicitante tal como aparece en el sobre y en el formulario de solicitud de servicio (EXT2165), la fecha en que envió su documento por correo y la fecha de entrega, si se conoce, cualquier código de seguimiento (para correo certificado) y la nueva dirección de devolución.

El proceso de devolución refleja el método inicial que eligió. Si su envío original incluía un método prepago para el reenvío posterior a la autenticación, se utilizará para la devolución. Si ahora prefiere la devolución por mensajería, pero inicialmente no proporcionó una opción de prepago, simplemente compre una etiqueta de envío prepagada en línea e inclúyala con su solicitud. Sin una opción de prepago elegida, sus documentos serán devueltos por correo estándar.

Las apostillas pueden ser verificadas a través de la autoridad emisora para confirmar su autenticidad

USO INTERNACIONAL DE DOCUMENTOS APOSTILLADOS

• En los países que son parte de la Convención de la Apostilla: Una vez que su documento lleva una apostilla, es reconocido por todos los países miembros sin necesidad de legalización adicional;

• En los países no signatarios, los documentos seguirán requiriendo la autenticación y legalización tradicionales por parte de los respectivos embajada o consulado;

• Documentos extranjeros en Canadá: Los documentos apostillados por otros miembros de la convención se aceptan en Canadá sin autenticación adicional.

CONSIDERACIONES ESPECIALES 

• Verificación: Las apostillas pueden ser verificadas a través de la autoridad emisora para confirmar su autenticidad. Para verificar una apostilla emitida con un número de certificado que comienza con CA-, AB-, SK o -59, envíe un correo electrónico a apostille@international.gc.ca e incluir la siguiente información:

• Número de certificado; 

• Fecha de emisión; 

• Para verificar una apostilla con un número de certificado que comienza con ON-, Servicios de Documentos Oficiales Services sitio web;

• Para verificar una apostilla emitida por la Autoridad Competente de Quebec, consulte el Registro de Apostillas de Quebec (solo en francés);

• Apostillas electrónicas: Algunas jurisdicciones pueden ofrecer apostillas electrónicas, lo que proporciona una alternativa digital a las apostillas en papel.

USO DE DOCUMENTOS EN VARIAS JURISDICCIONES

• Documentos de los países signatarios: Son fácilmente aceptados en Canadá y otros países miembros con la apostilla;

• Uso de documentos canadienses en países no signatarios: Continuar con los procedimientos tradicionales de legalización;

• Lista de países donde la Convención de la Apostilla no está en vigor: A partir de diciembre de 2023, consulte el Global Affairs Canada website para obtener una lista actualizada para comprender dónde no se aplica el proceso de Apostilla.

Toronto, Canada

CONCLUSIóN

La implementación de la Convención de la Apostilla en Canadá representa un avance significativo en la autenticación internacional de documentos. Al comprender los cambios, preparar los documentos de manera adecuada y utilizar el servicio de apostilla, los canadienses y residentes pueden disfrutar de un proceso más ágil y eficiente para el uso de documentos internacionales. A medida que Canadá se integra en este sistema global, tanto las personas como las empresas se beneficiarán de una mayor movilidad, procesos simplificados y una mayor facilidad en las transacciones transfronterizas.