Garantizar que los documentos oficiales sean reconocidos internacionalmente es una dificultad común para los expatriados cuando se mudan o trabajan en el extranjero. Este es el punto en el que la apostilla cobra relevancia. Una apostilla es una forma de validación otorgada a documentos bajo la autoridad de la Convención de La Haya de 1961. Simplifica el proceso de verificación de documentos entre los países incluidos en el acuerdo. Una apostilla es un sello específico colocado por una entidad autorizada para verificar la autenticidad de un documento, permitiendo que sea reconocido en todas las naciones miembros de la Convención de La Haya sin verificación adicional.
El Convenio de Apostilla de La Haya simplifica el proceso de autenticación de documentos a nivel internacional al eliminar el requisito de autorización de la embajada o consular. Esto se aplica siempre que tanto el país que expide el documento como el país donde se utilizará sean miembros de la Convención. En la actualidad, un total de 126 naciones están incluidas en este sistema, lo que permite un amplio reconocimiento y aprobación de los documentos apostillados.
Para los expatriados que se ocupan de documentos emitidos en Australia, es importante comprender cómo obtener una apostilla para diversos documentos, como certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, títulos educativos o documentos comerciales. Esto garantiza que su documentación esté legalmente reconocida en otros países del Convenio de La Haya.
A partir del 9 de agosto de 1994, Australia se adhirió a la Convención sobre Apostilla, agilizando el proceso de verificación de documentos para el uso internacional de documentos australianos. Con esta convención, una autoridad australiana reconocida emitirá un certificado de apostilla, generalmente adjunto como un 'allonge' al documento original, confirmando su autenticidad para uso internacional.
Ciertas autoridades internacionales pueden exigir que los documentos cuenten con una Apostilla o un certificado de Autenticación para ser reconocidos dentro de su país, proceso conocido como “legalización” en Australia. La legalización confirma la autenticidad de la firma, sello o sello del documento. El Departamento de Asuntos Exteriores y Comercio (DFAT) tiene la autoridad para legalizar documentos australianos para su uso en el extranjero.
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Para que un documento se considere público debe ser original o copia certificada. La notarización convierte un documento privado en un 'documento público'
¿Se pregunta si necesita legalizar sus documentos para utilizarlos en el extranjero? El primer paso es ponerse en contacto con la autoridad u organización del país extranjero donde utilizará estos documentos. Dado que los requisitos pueden variar mucho, es importante preguntarles con precisión qué documentos necesitan y si esos documentos requieren legalización.
Es fundamental comprender que no todos los países requerirán documentos legalizados. Muchos podrían aceptar sus documentos originales o copias tal como están. Sin embargo, existen algunos escenarios comunes en los que es posible que le soliciten documentos legalizados:
Estudiar o trabajar en el extranjero: las autoridades locales pueden solicitar varios documentos de Australia si viaja al extranjero para estudiar o trabajar. Estos podrían incluir expedientes académicos, títulos u otros documentos de identificación personal. Es posible que necesites legalizar estos documentos ante notario o completamente, según los requisitos.
Certificación de credenciales educativas: Debido al problema global del fraude académico, los empleadores en el extranjero a menudo exigen que los documentos educativos estén legalizados. Este paso es crucial para verificar la autenticidad de los registros académicos de un individuo.
Matrimonio internacional: si planea casarse en un país extranjero, es posible que deba proporcionar documentos que demuestren su elegibilidad para casarse, como un Certificado de No Impedimento para el Matrimonio (CNI), un certificado de divorcio u otros documentos similares.
Viajar con niños: en los casos en que un niño viaja internacionalmente sin ambos padres, las autoridades extranjeras pueden exigirle que presente documentos legales, como órdenes judiciales, para demostrar que el niño tiene permiso para viajar. Esta es una medida adoptada para ayudar a prevenir la sustracción internacional de menores por parte de sus padres.
DFAT puede legalizar una variedad de documentos públicos australianos. Esto incluye:
Los documentos originales emitidos por agencias gubernamentales australianas incluyen certificados de nacimiento, defunción y matrimonio, controles policiales y documentos judiciales.
Documentos de instituciones educativas australianas como títulos, diplomas, expedientes académicos y otros registros académicos oficiales.
Los documentos privados que un notario público australiano puede certificar incluyen poderes, testamentos, extractos bancarios y documentos de la empresa.
Recuerde que para ser considerado documento público debe ser original o copia autenticada ante notario. La notarización transforma un documento privado en un “documento público”. La certificación notarial debe incluir un texto específico que indique que 'el registro original ha sido verificado con la institución emisora'. Una mera declaración por parte de un notario público de que el documento es una 'copia fiel' no es suficiente para fines de legalización.
Documentos TAFE y de Educación Privada: También podemos manejar documentos de instituciones de Educación Técnica y Superior (TAFE) y escuelas privadas si están notariadas. Los documentos de organizaciones de capacitación registradas (RTO) también son elegibles una vez que se someten a certificación notarial.
Documentos de la escuela primaria y secundaria: los documentos de la escuela primaria y secundaria deben ser verificados o notariados por un funcionario autorizado del departamento de educación estatal o territorial.
Casos especiales: en ciertos estados y territorios, los documentos de escuelas y universidades privadas australianas pueden necesitar verificación y un sello departamental del Departamento de Educación.
Documentos electrónicos: DFAT acepta una gama limitada de documentos electrónicos oficiales australianos. Estos documentos deben cumplir con criterios específicos y pueden requerir certificación notarial. A efectos de legalización, las copias escaneadas no califican como documentos electrónicos y, por tanto, no se pueden aceptar.
Actualmente, sólo las oficinas de pasaportes de Melbourne o Sydney aceptan documentos para servicios notariales por correo; Otras oficinas de pasaportes en Australia ya no aceptan envíos por correo
DFAT tiene la autoridad para legalizar ciertos documentos traducidos. Para que su traducción sea elegible para la legalización, debe cumplir con criterios específicos:
Deben figurar claramente el nombre y la firma del traductor.
El documento deberá llevar el sello oficial de la Autoridad Nacional de Acreditación De Traductores e Intérpretes (NAATI), junto con la identificación del profesional del traductor.
La fecha de traducción debe indicarse en el documento.
Además, deberá aportar una copia del documento original con la firma o sello del traductor en cada página.
El gobierno australiano reconoce las traducciones realizadas por traductores certificados o reconocidos por la NAATI.
Para legalizar sus documentos, primero asegúrese de que estén correctamente notariados si es necesario. Luego, preséntalos ante el DFAT, y te aplicarán la apostilla o certificado de autenticación necesario. Esto verifica la firma, sello o estampilla del Notario Público o del funcionario autorizado, no del organismo emisor en sí.
A partir del 1 de mayo de 2024, el Departamento de Asuntos Exteriores y Comercio (DFAT) cambiará significativamente la forma de presentar los documentos para su legalización por correo. Debe utilizar las oficinas de pasaportes de Melbourne o Sydney para enviar documentos para servicios notariales como la legalización. Esta actualización es esencial ya que otras oficinas de pasaportes en Australia ya no aceptarán envíos de documentos por correo.
Para garantizar la seguridad y el seguimiento de sus documentos importantes, siga las siguientes pautas:
Envíe sus formularios y documentos originales: envíe sus formularios y documentos originales por correo certificado. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de su envío y garantizar que llegue a la oficina de forma segura.
Incluir Autorización de Tarjeta de Crédito: Complete el formulario de autorización de tarjeta de crédito en la sección 7 de la Solicitud de Legalización de Documentos Forma. Esto es necesario para procesar su pago.
Incluya un sobre postal certificado con su dirección: empaquete un sobre postal certificado con su dirección junto con su envío. Esto es para la devolución segura de sus documentos después de procesarlos.
Realice un seguimiento de sus envíos: mantenga copias de los números de seguimiento de sus envíos salientes y devueltos. Tenga en cuenta que DFAT no se hace responsable de los documentos perdidos por correo.
Aquí están las direcciones para su comodidad:
Oficina de Pasaportes de Sydney: Sección de Autenticaciones de la Oficina de Pasaportes de Australia, GPO Box 2239, SYDNEY NSW 2001
Oficina de Pasaportes de Melbourne: Sección de Autenticaciones de la Oficina de Pasaportes de Australia, GPO Box 2239, MELBOURNE VIC 3001
Recuerde planificar en consecuencia y dejar suficiente tiempo para procesar sus documentos, especialmente si se está preparando para un viaje o negocios internacionales.
Puede enviar sus documentos y formularios en cualquier Oficina de Pasaportes de Australia; sin embargo, es fundamental programar una cita con anticipación. Si no puedes asistir en persona, puedes coordinar que alguien vaya en tu nombre.
Para programar su cita, puede utilizar el sistema de reservas en línea. Simplemente elija la oficina que le gustaría visitar entre las siguientes ubicaciones: Adelaide, Brisbane, Canberra, Darwin, Hobart, Melbourne, Perth y Sydney.
El Departamento de Asuntos Exteriores y Comercio (DFAT) emplea un software de terceros, Setmore, para gestionar estos nombramientos. Al realizar la reserva, DFAT recopilará su información personal, como nombre y datos de contacto, a través de Setmore para organizar su visita. Su consentimiento para esta recopilación de datos es crucial; La capacidad de DFAT para programar su cita podría verse afectada sin ella.
Asegúrese de estar completamente preparado para su cita. Es posible que necesite una tarjeta de crédito o débito para realizar los pagos necesarios y, si desea que le devuelvan los documentos legalizados, recuerde proporcionar un sobre postal certificado con su dirección.
Recuerde que si llega sin algún artículo necesario, DFAT no podrá procesar su solicitud en el momento. Necesitará concertar otra cita y regresar con todo lo necesario.
Se requiere una tarifa para procesar sus documentos:
Apostilla o Autenticación: $98 (Dólares australianos)
Tenga en cuenta que esta tarifa se ajusta anualmente de acuerdo con el índice de precios al consumidor (IPC), a partir del 1 de enero de cada año. Si planea enviar sus documentos en esta época, asegúrese de tener en cuenta cualquier cambio potencial.
Si tiene alguna pregunta o necesita más información sobre el proceso, no dude en ponerse en contacto con DFAT directamente allegalisations.australia@dfat.gov.au
El equipo de DFAT revisará cuidadosamente las firmas y sellos de sus documentos, comparándolos con su base de datos completa. Si todo está bien, DFAT verificará la autenticidad emitiendo una apostilla o un certificado de autenticación directamente en el documento.
A veces, puede ser necesario ponerse en contacto con la autoridad emisora para realizar una verificación adicional, lo que podría extender el tiempo de procesamiento. Si esto ocurre, DFAT le informará de inmediato sobre el retraso y los pasos que deba seguir.
DFAT no garantiza ningún plazo para la autenticación de los documentos. El tiempo que lleva procesar las solicitudes puede variar. Por lo general, la demanda aumenta al final del año escolar y durante las temporadas altas de vacaciones, lo que genera tiempos de espera más prolongados. Además, el proceso se retrasará aún más si su envío está incompleto o no se ha pagado la tarifa.
DFAT no procesa solicitudes incompletas recibidas por correo. Si su envío carece de información o documentos requeridos, DFAT lo devolverá con una carta explicando lo que falta y cómo proceder.
Una vez que DFAT haya legalizado sus documentos, podrá recogerlos personalmente en la Oficina de Pasaportes de Australia o devolvérselos. Si prefiere lo último, DAFT los devolverá utilizando el sobre con su dirección que proporcionó con su envío inicial.
Si tiene alguna pregunta o necesita más detalles sobre cualquier parte del proceso, comuníquese con DFAT al legalisations.australia@dfat.gov.au.
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Te recuerdo que el esfuerzo que hagas hoy para legalizar tus documentos adecuadamente puede ahorrarte mucho tiempo y recursos en tus futuros emprendimientos internacionales
Para reconocer sus documentos en el extranjero es necesario negociar con éxito el procedimiento de apostilla australiana. Ya sea que se mude al extranjero por motivos laborales, de estudio o personales, es esencial comprender cómo legalizar adecuadamente sus documentos a través del Departamento de Asuntos Exteriores y Comercio (DFAT). El proceso implica la verificación de firmas y sellos, posible contacto con las autoridades emisoras y el cumplimiento de pautas de presentación específicas, ya sea por correo o en persona.
Planificar con anticipación es crucial. Es importante asegurarse de que todos los documentos estén debidamente notariados y tener en cuenta los tiempos de procesamiento variables, especialmente durante los períodos de mayor actividad. Para evitar retrasos, verifique que sus documentos cumplan con todos los criterios requeridos antes de enviarlos. Realice un seguimiento de todos los envíos utilizando publicaciones registradas y prepárese para ajustes de tarifas anuales de acuerdo con el índice de precios al consumidor.
Seguir estas pautas y prepararse en consecuencia puede facilitar un proceso más fluido, garantizando que sus documentos cuenten con la certificación para la aceptación global. Los recursos y puntos de contacto de DFAT están disponibles para guiarlo a través del proceso si tiene alguna duda o necesita información adicional. Recuerde, el esfuerzo que haga para legalizar correctamente sus documentos ahora puede ahorrarle mucho tiempo y molestias en sus esfuerzos internacionales.