O Que É Uma Apostila E Como Faço Para Apostilar Documentos?

Se você deseja obter residência em um novo país ou trabalhar, casar, adotar uma criança, dar procuração ou até mesmo iniciar um negócio em um país diferente (só para citar algumas coisas), você deve obter sua documentação e/ou documentos apostilados, mas apenas se este seu novo país exigir que esses documentos sejam apostilados.

Apostila é uma palavra francesa que significa certificação. Em outras palavras,você certifica ou autentica os documentos apropriados para que possa usá-los no país de sua escolha.

Você também verifica a autenticidade de suas assinaturas e selos em relação a documentos legais como certidão de casamento, certidão de óbito ou certidões de nascimento, para citar apenas alguns exemplos.

No caso de nossos clientes da Expat Money, todos os documentos necessários para serviços como autorização de residência, um passaporte em um novo país, mostrando sua certidão de casamento para um visto pensionado, todos esses documentos devem ser verificados como verdadeiros, e é isso que acontece quando eles são apostilados.

Neste artigo, falaremos sobre como é feito esse processo, quais países usam esse sistema e quais documentos você pode apostilar.

Imagem ilustrativa de preparativos para viagens

PRELIMINARES 

NOTARIZAÇÃO, LEGALIZAÇÃO E APOSTILA

Esses termos geralmente são misturados, então vamos esclarecer cada um deles.

Notarização significa que um tabelião testemunhou que você assinou um documento. Eles precisarão verificar sua identidade, fazer você declarar que todos os dados e fatos contidos no documento são corretos e verdadeiros e, finalmente, assiná-lo. Em seguida, o notário assinará e carimbará. A notarização não garante a veracidade das informações prestadas; significa apenas que um funcionário foi informado de que as informações contidas são verdadeiras.

Legalização significa que um documento autenticado passou por todos os processos necessários para ser válido em outro país.Em suma, um documento é legalizado se uma autoridade oficial o emitiu, o formato é preciso e a assinatura ou carimbo é bona fide (de boa fé, ou seja, original). Como documentos autenticados, o conteúdo pode não estar correto.

Por último, mas não menos importante, em nossa seção preliminar,

Uma apostila é uma forma específica de legalização; ou seja, o documento em questão é emitido no país de origem para que se torne adequado para uso em um país estrangeiro. Por exemplo, se seu diploma médico foi emitido nos EUA e você deseja trabalhar como médico em outro país, ele deve ser carimbado nos EUA. Surpreendentemente, esse procedimento é mais direto do que a legalização, pois você não precisará realizar nenhuma etapa adicional depois que seus documentos forem apostilados. Além disso, este termo só se aplica aos países que fazem parte da Convenção de Haia de 1961.

Imagem ilustrativa de um carimbo notarial

A convenção de haia

No passado, o processo de autenticação de documentos para atividades no exterior era muito mais tedioso. Ou seja, as instituições competentes do país de origem e a embaixada ou consulado do país de destino certificariam que a autoridade competente emitiu o documento e tinha validade no país de origem.

Por esse motivo, mais de 100 países assinaram a Convenção de Haia em 5 de outubro de 1961. Com isso implícito, os países envolvidos exigiriam apenas um carimbo (a apostila) para o documento em questão.

Para simplificar, chamamos os países membros de "países de Haia". Consequentemente, os países fora da Convenção são chamados de "países não Haia".

quais dados a apostila inclui e quanto custa?

Ter um documento padronizado facilita sua vida, então você notará a mesma estrutura:

1. País (de origem).
2. Este documento público foi assinado por (inserir nome da pessoa).
3. Atuando na qualidade de (por exemplo, notário público).
4. Ostenta o selo/carimbo de (por exemplo, o notário público em questão).
5. O local (inserir cidade e estado).
6. O dia (inserir a data).
7. Por (inserir a pessoa competente).
8. Número de certificado da Apostila.
9. Selo/Carimbo.
10. Assinatura do representante da autoridade emissora.

Como resultado, você não preenche nenhuma dessas informações. Em muitos casos, na parte inferior do documento, você pode ver um parágrafo esclarecedor informando que ele não deve ser usado no país de origem e não garante sua autenticidade. Resumindo, apenas um lembrete.

Se você estiver fazendo isso remotamente, a cobrança por esse serviço fica entre US$150 e US$200 por documento, o que é consideravelmente mais barato do que pegar um avião e voar pelo país (ou mundo) para fazê-lo pessoalmente.

Se você estiver em seu país de origem, o custo é consideravelmente menor, por isso é aconselhável ter todos os documentos apostilados antes de sair do país.

Imagem ilustrativa de um dos documentos que você pode apostilar - Certidão de Casamento

PAÍSES SIGNATÁRIOS DA CONVENÇÃO DE HAIA

Lembre-se de que a lista muda à medida que novos países podem aderir ou desertar no futuro. É uma boa prática consultar o site oficial da Convenção de Haia:

MAS COMO FAÇO PARA APOSTILAR?

Nos EUA ou fora dos EUA, contratando um agente de reconhecimento de firma, o processo é o seguinte:

1. Preencha um formulário de pedido informando qual documento você deseja apostilar.
2. Envie o formulário e a cópia original certificada pelo governo (ou seja, foi assinado por um funcionário público ou um cartório estadual) para a agência ou notário de sua escolha.
3. Receba seu documento apostilado.

Observe que você deve autenticar cada documento perante um tabelião, que será contratado pelo país ou estado. No primeiro caso, você precisará certificá-lo por um oficial de justiça da comarca do notário e depois pelo secretário de estado onde o documento foi autenticado. No segundo caso, no entanto, você só precisará certificá-lo pela secretaria de estado onde foi autenticado.

Certidão de Nascimento

COMO FAÇO APOSTILA PARA PAÍSES NÃO HAIA?

Como mencionado anteriormente, é um processo mais complicado, mas ainda é possível certificar seus documentos. Se você é dos EUA, talvez seja necessário obter:

• A Certificação do Estado dos EUA (por um Gabinete do Secretário de Estado);
• Uma Embaixada ou Consulado;
• Ou a Certificação do Departamento de Estado dos EUA

PARA AUTENTICAR SEU DOCUMENTO

O Departamento de Estado dos EUA deve certificar os documentos. Devem ser originais, mas as datas devem ser listadas cronologicamente. Se estiverem em língua estrangeira, uma tradução para o inglês feita por um tradutor juramentado deve ser autenticada.

CONCLUSão

Uma apostila é um certificado oficial que legaliza documentos oficiais e copiados em muitos países que aceitam o selo de apostila.

Existem quatro tipos diferentes de documentos oficiais que podem usar um certificado de apostila:

• Documentos judiciais
• Documentos administrativos
• Atos notariais ou documentos assinados por advogado
• Certificados oficiais

Uma vez que um certificado de apostila é emitido, ele pode ser usado oficialmente em um país estrangeiro.